文件與資料管理作業程序.docVIP

文件類別作業程序書東莞光景光電科技有限公司

DONGGUANSUNVIEWPHOTOELECTRICITYTECHNOLOGYCo.,Ltd文件編號SV-24-01

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文件與資料管理作業程序文件名稱

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文件名稱:文件與資料管理作業程序

文件編號:SV-24-01

制訂部門:文管中心

制訂日期:

文件制修訂記錄

NO發行日期修訂申請書編號制修訂內容修訂頁次版本01020304050607080910

注:每次文件修訂，請文管中心將修改位置、主要修改內容予以記錄，以便對照使用。

核准審核制訂發行章

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1.目的:

為有效地管理各項文件與資料,確保文件與資料的完整性、正確性、機密性及分發的適當性，以便指導各項活動,特制定本程序文件。

2.範圍:

凡指導各項活動之內外文件與資料(含文本資料、音像資料、電子資料),均屬本程序管理範圍。3.權責:

3.1文件之制定、審核、核准許可權見下表:

文件類別制(修)定部門審核核準

品質手冊管理代表管理代表總經理

作業程序書相關人員部門主管管理代表

支援文件相關人員部門主管管理代表作業規範

表格表單同文件一起産生部門主管管理代表

3.2外來文件管理權責:

文件分發、回收外來文件類別接收轉換確認及原件保管

國際國家標準機構工程部工程部管理代表文管中心標準、國家法律

國家行政機構管理部管理部管理代表文管中心

客戶標準、要求性

文件等關於產品的業務部工程部工程部主管文管中心

技術資料

包裝資料業務部工程部工程部主管文管中心

4.定義:

4.1外來文件:凡來自國際國家標準機構、國家法律、行政機構、客戶等標準、法規、要求性文

件等均為外來文件，文件將規範與公司品質管理和行政管理具有密切關係之行

為活動。

4.2品質手冊(第一階文件):闡述系統活動總體政策、經營宗旨,並為此描述總體架構之綱領性文件。

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4.3作業程序(第二階文件):規定某一要素活動實現的流程、活動時機與目的、擔負管理與實施職責

的部門之部門關聯性文件。

4.4支援文件;管理辦法(第三階文件):為實現某項具體活動而詳細描述其步驟、方法的文件。4.5表單(第四階文件):規定用於記錄活動內容、狀況或結果之證明性文件。

4.6電子資料:指在電腦伺服器、電腦硬碟、光碟、軟碟以及其他移動式存儲媒體中存儲的資料。4.7非電子資料:指以紙張文件、音像(VCD、DVD)等方式存儲的資料。

5.作業說明:

5.1文件與資料管理作業流程圖見附件一;

5.2文件制定:

5.2.1內部文件由公司各權責部門,依照公司管理需要,填寫〖文件制定/修訂/廢止申請

單〗經文管中心勾選會審部門,會簽後產生。

5.2.2內部文件之格式參照【文件格式規範】;

5.2.3外來文件,各權責部門接收後,應檢討文件的適用性。如可完全適用,無須進行修改,

可直接使用;需進行修正時,責成相關人員根據公司管理需要,在外來文件的基礎

上,重新産生新文件,新文件依照內部文件的處理方式予以處理。

5.3文件適用性審核:

文件申請後(含外來文件轉換後)或外來文件可直接使用時,交由相關權責人員進行文件的審核

和核準，審核核準通過後,交文管中心進行文件制定/修訂/廢止，如適用性審核不合格，退回原

申請部門,召開協調會議,重新申請。

5.3.1文字檔案，審核核准人員應於文件首頁簽名確認;

5.3.2外來文件，於原稿文件上加蓋“外來文件章”並由文管人員簽名確認,登錄於〖外來文

件一覽表〗中。

5.4文件核查:

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