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采购与付款管理制度

1总则

1.1目的

为了加强对公司采购与付款的管理与控制，规范采购与付款行为，防范

采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规，结合本公司

的业务特点和管理要求，制定本制度。

1.2适用范围：本制度适用于子公司的所有商品采购与付款业务。

1.3管理部门：本制度由公司财务中心组织并监督实施，各业务部门部

门配合实施。

2岗位分工与授权批准

2.1公司必须建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位

的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约

和监督，不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。不相容

岗位至少包括：

（1）采购与审批；

（2）供应商评审及确定；

（3）采购合同的订立与审计；

（4）采购、验收入库与相关会计记录；

（5）付款审批与付款执行。

2.2公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业

务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。并且根据具体情况对办

理采购与付款业务的人员定期进行岗位轮换。

2.3公司必须对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人

对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措

施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。

2.4审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围

内进行审批，不得超越审批权限；经办人应当在职责范围内，按照审批

人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采

购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部

门报告。

2.5公司对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，

实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

2.6严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

2.7公司必须按照采购、审批、付款等规定的程序办理采购与付款业

务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完

整的采购登记制度，加强采购订单（或采购合同）、入库凭证、采购发

票等文件和凭证的相互核对工作。

3采购与审批管理

3.1公司必须建立采购与审批的管理制度，对采购合同确定、供应商选

择等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

3.2公司必须加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应当严

格按照预算执行进度办理采购手续；对于超预算和预算外采购项目，应

对需求部门提出的申请进行审核后再行办理采购手续。

3.3公司必须建立严格的采购审批制度。

格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写

《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商

务专员审核，财务负责人审核即可。

非格式采购合同（或采购订单）的授权批准流程：合同订立人填写

《采购合同》或“采购订单”，经部门经理确认，公司负责人审核，商

务专员审核，财务负责人审核，法律顾问审核（重大经济合同或非正常

贸易），最后报总裁审批。对于超预算和预算外采购项目，严格按照

《预算管理制度》中的审批流程及审批权限进行审批。

4付款管理

4.1公司必须按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和公司现

金管理制度的规定办理采购付款业务。

4.2公司财务部门在办理付款业务时，应当对采购合同、采购发票、结

算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行

严格审核。

4.3公司必须建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定

金的管理。

4.4公司必须加强应付账款和应付票据的管理，由商务专员按照约定的

付款日期、付款金额等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权

人员审批后方可办理结算与支付。

4.5公司必须定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来

款项。如有不符，应查明原因，及时处理。商务专员应定期与公司核对

应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，

及时处理，处理不妥及时汇报。

5监督检查

5.1公司必须建立对采购与付款管理和控制的监督检查制度，明确监督

检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

单位监督检查机构或人员应通过实施实地检查采购与付款业务的管

理与控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

5.2采购与付款管理与控制监督检查的内容主要包括：

（一）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在

采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

（二）采购与付款业务