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浅谈提高电子档案管理工作绩效的要点

【摘要】档案是对组织和个人对既往经历、活动、资格和

技术进行记录的重要规范的、原始的、固化的信息，对个人、组织

和社会有重要的记录功能、参考价值。随着社会的发展和科技的进

步，档案应用数字、信息和网络技术的基础上形成了电子档案，电

子档案成为档案工作顺应时代进步的重要标志。本文根据档案工作

应用高新科技的实践，在描述新时期档案工作的特点，分析了电子

档案工作的实际情况，提出了提高电子档案管理工作绩效的要点。

【关键词】档案工作；电子档案；管理工作；绩效；要点

前言

随着社会信息化程度的提高和经济的迅速发展，要求档案工作

提供越来越准确、迅捷的信息、资料和技术方面的支持。档案工作

推出电子档案这一形式来顺应时代发展的需要，电子档案在日常档

案管理、办公和利用方面应用越来越广泛，成为档案工作重要的组

成部分。档案工作者应该以做好电子档案工作为突破口，加强档案

的各项工作，提高自身对专业知识和科技知识的掌握，为档案工作

的高速发展提供素质和能力上的可能。应该从档案工作中应用电子

技术的实际出发，掌握电子档案管理的工作特点，分析和研究提高

电子档案管理工作绩效的要点，做好电子档案管理的各项准备工

作。

1新时期档案工作的现状

档案工作是指国家机构、组织或个人根据档案的法律和规范对

其在社会活动中形成的有价值的资料、经历、活动、资格和技术进

行记录，并具有正规性、原始性和权威性的历史记录，具有重要的

历史和参考价值。目前档案工作呈现出如下各方面的特征

1.1新时期档案工作量大

我国是个人口大国，因此对于基础信息有重要记录作用的档案

工作的积累、变动和应用也呈现逐年增大的特征，由于档案的新增、

维护、保存和利用需要消耗巨大的社会才力和人力，表现在工作量

上，新时期档案工作量越来越大。

1.2档案工作科技含量不高

信息、数字和网络为代表的高新技术是实现档案工作高效和准

确的基础，但是由于我国的经济发展不均衡，各地对档案信息化的

步伐存在着速度上的差异，一般只能起到检索和备份的辅助功能，

尚未能形成一套高科技含量为主的信息化档案工作体系。

1.3档案工作规范化程度不高

我国虽然在1987年就颁布和实施了《中华人民共和国档案法》，

为档案工作的法制化、正规化和规范化奠定了法律的基础，但是，

由于《档案法》制定的时间久远，导致其不能对新时期档案工作起

到全面覆盖、具体指导和强制规范的作用，使得档案管理工作不能

有效适应当今的时代，档案工作的规范化也无从谈起。

2电子档案管理上的优劣

2.1电子档案在档案工作中的优越性

首先，依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率，

采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环

节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。其次，通过电子文档

的方式、利用信息化手段，高效的办公自动化软件可以实现档案的

体系管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。其三，以电子文档

形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档

要低。最后，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性，充分

利用网络进行共享传递，能够有效提高文件的安全性和时效性。

2.2电子档案在档案工作中的劣势

首先，电子档案存储的存在安全风险，电子档案受侵害后的危

险程度将远大于传统档案，档案资料不利于真假鉴别。其次，电子

档案的数据容易丢失，在档案工作中电子文件结构复杂，存储方式

多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。最后，电子档案

的兼容性存在制约，由于操作系统、应用软件和保密程度的不同，

电子档案的信息存储在不同的介质上或不同个格式上，如果兼容性

不够好，也可能造成信息的丢失。

3提高电子档案管理工作绩效的要点

3.1加强电子档案存储设备以及网络的安全性

首先，保障存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新

升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期

对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过

网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、

严格规定读写权限，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确

保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，预防电子文件被其

他用户非法访问和随意删改，应当不断改进现代化管理手段，努力

提升馆藏档案的安全保护水平。

3.2规范操作流程，杜