公司档案整理及数字化项目实施方案.docxVIP

档案整理及数字化项目试点

实施方案

二〇二四年四月

目录

TOC\o1-4\h\u205391项目概况 1

249231.1项目背景 1

113971.2档案情况 1

232502实施依据 2

159292.1法律法规 2

123022.2技术标准 2

45143任务目标 4

261364组织实施 5

250434.1工作计划 5

54404.2工期计划 5

44344.3工作场所 6

316154.4工作方式 6

321264.5人员组织 6

253094.6设备设施 6

107154.7技术培训交底 7

10275实施步骤 8

273525.1项目启动 8

36815.2档案出库 9

132765.3档案整理 10

27115.3.1整理原则 10

27105.3.2分类整理 13

125365.3.3编制页号 13

291525.3.4目录数据准备 14

239135.3.5拆除装订 14

288615.3.6技术修复 14

212205.3.7目录著录 14

159245.3.8整理规范 15

216085.3.8.1文书 15

84705.3.8.2合同 19

15685.3.8.3采购 19

191905.3.8.4工程项目 24

248365.3档案扫描 33

286355.3.1基本要求 33

51875.3.2扫描色彩模式和分辨率 33

103515.3.3存储格式 33

192525.3.4图像命名 33

232235.4图像处理 33

173185.4.1图像拼接 33

14435.4.2旋转及纠偏 33

163185.4.3裁边 34

281425.4.4去污 34

306655.5质检 35

243575.6数据挂接及关联 35

50435.7装订 36

25195.8装盒 37

125315.9上架 38

41445.10档案移交 43

248885.11档案管理试运行 44

73156工作保障 46

120576.1保密保障措施 46

312206.2质量保障措施 47

249726.2.1质量保障承诺 47

92096.2.2质量管理体系 49

153616.2.3质量检查流程 51

136146.3安全保障措施 56

103117验收标准 58

30248项目验收 60

247449售后质量保证 61

50710附录 62

9184附录1保密协议 62

15425附录2保密承诺书 64

2528附录3档案出入库登记表 65

27118附录4文书档案分类及整理成果示例 66

1906附录5采购档案分类及整理成果示例 83

27787附录6工程项目档案保管期限及整理成果示例 92

24637附录7档案整理及数字化成果档案移交登记表、书 111

18528附录8项目最终（阶段性）验收报告 114

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1项目概况

1.1项目背景

档案管理工作是企业各项工作的基础，单位在成立多年以来的日常活动中，形成了大量的纸质档案，包括文书档案、合同档案、采购档案、工程档案、会计档案、人事档案和其他档案。目前档案资料主要是以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。随着城市的发展和进步，企业档案的形成会越来越多，类别越来越细，已经呈现出了许多问题和弊端，如整理不规范、查询困难、查询效率低、错误多、易损毁、易丢失等。

根据档案管理的有关要求，为实现公司档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。

为推进项目工作，积累和总结档案整理和数字化工作经验，按质按量完成本单位及其子公司所有档案整理和数字化工作。就企业子公司的档案整理和数字化开展试点工作，针对子公司档案情况制定此实施方案。

1.2档案情况

该试点单位目前保存的这些档案资料中，大部分以会计档案为主，预估量为10万页左右，约占子公司档案总量的70%；其余均为合同、采购、工程、文书档案，预估量为3万页左右，约占子公司档案总量的30%。其中会计档案已按时间、项目、类型整理较为规范，其他档案整理规范程度相对较差且未著目录，但所有档案资料均未进行数字化扫描，调取和查