模块四秘书会务工作课件.pptVIP

秘书理论与务实出版社社文分社模块四秘书会务工作第一部分会议筹备工作【知识目标】熟悉会议的分类。了解会议的申报、审批。掌握会议预案的基本要素。熟悉会议证件及会议资料的基本制作要求。【能力目标】能够拟订会议的筹备方案。能够选择会议地点、预定会议室。能够熟练布置一般会场。能够按要求发送会议通知、制发会议证件、发放会议文件资料及用品。1

秘书理论与务实出版社社文分社第一单元会议预案拟定一、会务工作主要内容各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。（1）会议预案；（2）会议文件准备；（3）会议通知；（4）会前检查；（5）会间调度；（6）会后整理。2

秘书理论与务实出版社社文分社二、会议预案的拟定所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。会议预案一般包括以下内容：1.会名预案中首先明确会议名称。会名要名实相符，妥帖恰当。2.会议时间会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。3.会场开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一两百人的会议，就不要勉强在可容一千余人的大礼堂召开。3

秘书理论与务实出版社社文分社4.出席范围会议出席人数事先应有比较精确的计算。会议开到哪一级（总公司、分公司、部门或车间），哪些单位派什么人出席，哪些单位应有人列席，都应心中有数。5.会议票证小型会议的票证很简单，凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证，重要会议还要为工作人员印发证件。6.会议筹备班子的职责分工会议筹备班子中有关方面（如会务组、秘书组、后勤组）或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门分别按照其职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。4

秘书理论与务实出版社社文分社7.会场布置会场通常为方形、长方形，也有布置成马蹄形、圆形、八角形、山字形、而字形，视会议需要而定。8.主席台主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应在预案中单独列为一项。9.会议议程会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排，一般须经大会通过。10.经费预算会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。5

秘书理论与务实出版社社文分社11.选举投票的组织工作各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动，都应在预案中有所安排。12.发奖活动的组织工作表彰大会往往都有发奖活动，气氛既要热烈，又要防止错乱，预案中应就此列出专项，作好安排。13.集体摄影活动组织工作大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分钟的事，但会务工作人员往往要为此花费很多精力。14.特殊活动的安排有些特殊性的会议，如节日的焰火晚会，也应列入节日庆祝预案之中。6

秘书理论与务实出版社社文分社第二单元会前组织准备一、会前专项检查会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反复检查落实。会前检查，一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。二、议题收集整理办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。在建立良好工作秩序的企业中，职能部门则每周定时向办公室主动联系，提出需要提交办公会研究的问题。7

秘书理论与务实出版社社文分社三、会议文件准备会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。办公会相关材料的准备一般包括：（1）与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；（2）议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；（3）拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。8

秘书理论与务实出版社社文分社四、会议文件管理办公会会议记录，应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件，应按文书处的有关制度予以妥善处理。五、会间组织调度1.会议签到制度会议签到可以及时了解该会的人是否到会，准确地统计到会人数。2.候会制度有些会议，议题较多，与前一议题无关但必须参加后一议题汇报讨论的人员，秘书部门可根据预计的各议题讨论时间，通知他们在讨论前达到，另行为他们安排地方候会。9

秘书理论与务实出版社社文分社3.会议特殊情况的应急措施会议进行过程中可能发生临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况。秘书部门要根据情况采取应急措施，做好临时调度工作，保证始终有人在场服务。4.大型集会的现场指挥大型会议活动要有现场指挥，并运用现代化联络手段（如有线广播、无线电对讲机和其他联络信号等）来调动队伍，处理突发事件，保证集会的顺利进行。10

秘书理论与务实出版社社文分社第二部分会务组织管理【知识目标】了解会议组织工作方法