新版公司公文管理制度附表格及流程.doc

公文管理制度目录

TOC\o1-3\h\z\u一、目的 2

二、合用范围 2

三、常用公文文种 2

四、版面规定 3

五、公文内容要素划分及格式规定 3

六、公文解决 6

1、收文解决 6

2、发文解决 7

七、会签权限 7

八、保密规定 10

九、附则 10

十、附件 10

1、公文样本 9

2、公文稿纸 10

3、发文流程 12

4、文献呈阅表 13

5、收文流程 14

公文管理制度

一、目的

为规范公司各类办公文献的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

二、合用范围

本制度合用于公司各类办公文献的解决。

三、常用公文文种

1、公文涉及决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、告知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

2、我公司用的公文种类有：告知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。

告知：合用于发布和传达公司内部事项；

通报：合用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；

报告：合用于向上级单位报告工作，反映情况，答复询问；

请示：合用于向上级单位请求指示和批准；

函：合用于不相从属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

纪要：合用于记录、传达会议情况和议定事项；

决定：合用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。

3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文献。

四、版面规定

1、纸张尺寸：

公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要拟定。

2、版面（附件1《公文样本》）

页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。

字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。

文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

装订：公文应左侧装订，不掉页。

五、公文内容要素划分及格式规定

公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。

2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。

标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采用调整行距、字距的措施解决。

附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式规定同正文。

3、版记

版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边沿重合。

主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报