档案与资询处理技巧课件.pptVIP

档案和信息管理的技巧

课程提纲l档案管理l信息管理–收文处理程序--信息的收集--信息的整理--信息的传递--信息的利用和储存–发文处理程序–文书的立卷归档–档案的收集整理–档案的保管和利用

第一单元档案管理

收文处理程序l总的任务：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。l具体内容：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档

文件的签收l弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的l在启封后详细清点、核对收来函件l签字一定要清晰、易识，姓名俱全，并注明收到时间l如发现原件有拆封、破损等现象或者文件数与对方登记不符时，应立即查明原因，及时处理

文件的拆封l要小心启封，剪口时要注意避免损坏袋内文件。启封后的文件袋要认真检查，取净文件，防止遗漏l来件如有附件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，要及时向来件企业查询l如果来件日期不清，应根据邮戳注明收件时间，并保留其封皮备查

文件的登记l通常收文登记应包括以下几项主要内容：–收文日期–收文编号–来文企业–文件密级、缓急程度–文件标题或内容摘要–份数、附件–处理情况

特别提醒:l收文登记首先应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文就登，不仅耗费大量的时间和精力，还会影响到正常的工作。l同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则说不明问题，起不到登记应有的作用

收文登记的方式1、簿式登记日期编号来文企业缓急份数文件标题处理情况备注

2、卡片式登记来文企业缓急份数文件名称处理情况备注

3、联单式登记来文部门文件标题分送情况处理情况收文编号负责人备注

特别提醒：l对秘书来说，无论采取哪一种登记方式，都应力求达到及时、准确、手续简便、易于查找及有利于统计文件等要求。

登记工作注意事项：l登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。l登记项目要逐格填写，不随意取舍。登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。l对于专门性质或绝密文件，要专门登记，以利于做好保密工作和督察工作。l登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注(包括收文人、收文编号和收文日期等)，防止丢失。

分文l凡已有明确分工，属于有关业务部门职权范围内处理的文件、函电等，应将来文直接转送职能部门进行处理。l对于不需要进行处理，只是阅知性的文件，如对本公司邀请函、商洽工作的复函，以及其他内部资料、刊物，参阅材料、工作简报、情况反映、信息等等，应分别归入传阅文件夹，按传阅方法送上司及有关负责人阅知。

做好分文工作应注意几点：l要认真阅文，弄懂来文的意图和要求，准确地划分类型l要熟悉掌握公司工作职责分工情况，尤其是业务部门的分工与职责l要建立科学的工作程序，尽量减少不必要的周转环节l把握文件的轻重缓急l要做好分送文件的登记工作

文件的传阅l主要方法是逐人送阅，即由秘书人员统一管理，各传阅对象在收退文件时，都直接与秘书人员发生联系。第一个人阅完后，直接退还秘书人员，再由秘书人员送给第二个人，第二个人阅完后再退还，再送给第三个人，依次，直到传完为止。

传阅式样表文件名称时间呈送人送阅对象签名备注

传阅注意以下几点：l合理调度，分清主次l急件、密件，单独处理l严格范围，认真管理

文件的请办l做好请办工作，首先应当认真阅文、弄懂文件l要熟悉情况，不仅是要掌握和了解本公司的基本业务工作情况，同时要掌握和了解上下左右各部门、业务单位的业务工作情况。l如有可查或有与来文相关的材料，在提出拟办意见送上司批示时要一并附上，以供上司参考

特别提醒：l对收文提出意见，通常是由办公室负责人或秘书负责。意见虽然不是文件处理的最后决定，但它对上司决策提出参考，应慎重对待。总的要求是，要纵观全局，实事求是，力求准确、具体地提出切实可行的拟办意见。同时，意见的文字应力求简明扼要，抓住问题的实质，提出主要的处理方案及理由。如果对某个文件的处理有两种以上的意见，可一并提出，但应写明倾向意见及理由。

文件的批示l要表明是否同意及有无补充和纠正意见。l批示用词要简练、明确，意图清楚，l如需要两个以上的部门办理时，要明确指定主办部门l对于重要文件和紧急文件的批示，要明确提出时限并及时督察

特别提醒：l督察工作对于提高办事效率，改进工作作风，具有重要作用。因此，督察工作必须做到经常化、制度化。

文件的备注l一般情况下，办理完毕的文件，如已答复来文单位，就要注明时间和主要情况l如采取电话、会议等其他方式答复的，则应注明