（正式版）H-Y-T 057-2011 海洋管理机关档案业务规范（正式版）.docxVIP

ICS01.140.20;07.060

A14

中华人民共和国海洋行业标准

HY/T057—2011

代替HY/T057—2001

海洋管理机关档案业务规范

Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicadministration

2011-07-08发布

2011-12-01实施

国家海洋局发布

I

HY/T057—2011

目次

前言 Ⅲ

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4总体质量要求 2

5文件材料的收集积累 2

5.1收集积累范围 2

5.2收集积累种类 2

5.3收集积累方式 2

5.4收集积累要求 2

6文件材料的整理 3

6.1纸质文件材料整理 3

6.2电子文件整理 6

7文件材料的归档 7

7.1纸质文件材料的归档 7

7.2电子文件的归档 8

8档案整理 8

8.1档案盒排列 8

8.2编辑档案盒信息表 9

8.3建立全宗管理档案 9

9档案的保管、统计与利用 10

9.1保管 10

9.2统计 10

9.3利用 11

10档案的鉴定、移交与销毁 11

10.1鉴定 11

10.2移交 12

10.3销毁 12

附录A(规范性附录)文件材料归档范围与保管期限表 14

附录B(规范性附录)不归档文件材料范围与处理 25

附录C(规范性附录)档案盒与常用表格格式 26

Ⅲ

HY/T057—2011

前言

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则修订。

本标准代替HY/T057—2001《海洋管理机关档案业务规范》。本标准在原HY/T057—2001基础上，按照GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和DA/T22《归档文件整理规则》,对结构及相关内容进行了调整修改，除编辑性修改外，主要的技术变化如下：

——增加了新的规范性引用文件，GB/T11821《照片档案管理规范》、GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》、DA/T1《档案工作基本术语》;

——增加了关键术语“电子文件”、“件”、“归档电子文件”、“逻辑归档”、“物理归档”、“全宗”,修改了

“文件材料”的定义(见3.2、3.3、3.4、3.5、3.6、3.8、3.1);

——删除了“立档单位与全宗”(见原HY/T057—2001的第4章);

——增加了“总体质量要求”(见第4章);

——修改了文件材料收集、整理、归档的过程，将原标准的“归档”与“档案系统整理”修改调整为“文件材料的收集积累”、“文件材料的整理”、“文件材料的归档”、“档案整理”(见第5章、第6章、第7章、第8章，原HY/T057—2001的第5章、第6章);

——修改了原标准“档案的利用”,将档案保管、统计相关内容移入该章节，修改后为“档案的保管、统计与利用”(见第9章，原HY/T057—2001的第8章);

——修改了原标准“档案的统计、鉴定与移交、销毁”,将档案统计的内容移至“档案的保管、统计与利用”章节，修改后为“档案的鉴定、移交与销毁”(见第10章，原HY/T057—2001的第9章);

修改了“文件材料归档范围和保管期限表”,明确界定归档文件“定期”的保管年限(见附录A原HY/T057—2001的附录B);

——修改了“不归档文件材料范围”(见附录B,原HY/T057—2001的附录C);

——删除了“档号章”格式，增加了“归档章”格式(见附录C图C.1,原HY/T057—2001

的附录A

图A.18);

——以“归档文件目录”与“归档文件目录封面”替代了“案卷目录封面”、“案卷目录”、“卷内文件目

录”(见附录C图C.2、图C.3,原HY/T057—2001的附录A图A.4、图A.5、图A.6);——修改了“备考表”的格式(见附录C图C.4