电算化档案管理制度.doc

会计电算化档案管理制度

为规范会计电算化档案的管理，使其更好的为公司发展和强化财务管理服务，特制定本制度。

会计电算化档案，包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表（包括报表格式和计算公式）以及会计软件开发进行中编制的各种文档以及其他会计资料。

会计电算化档案管理，包括数据备份、数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行，并对电算化系统磁盘数据的安全负责。

会计电算化档案管理的基本原则：保证会计数据具有完整性、保密性、可用性和检查性。

完整性是指不能直接对会计数据进行修改。

保密性是指未经允许任何人无法取得会计档案。

可用性是指当系统出现问题时能有效得到恢复，并且会计数据不会受到损害。

检查性是指系统运行时，时时处于检查之中，一旦发现问题能及时报警并指示线索。

（一）电算化会计档案的管理

对每年形成的会计档案，应按照归档要求，整理归档，装

订成册，编制会计档案保管清册。

1、会计凭证的管理

装订工作应做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，有骑缝章，便于检阅。

（1）记账凭证应有录入员、稽核人、会计主管的签名或盖章，涉及现金、银行存款的收付款的凭证应由出纳签字认可。

（2）要把所有应归档的会计凭证收集齐全，按凭证顺序号

和本号排列。

（3）根据适当厚度按本统一装订。

（4）认真、规范填写会计凭证封面。

（5）年度和月份要写全。

（6）汇总本号要写清晰。

2、会计账薄的管理

计算机打印输出的总账、明细账、银行存款账、日记账等会计账薄，要根据《会计电算化操作管理制度》的规定办理，并做到：

（1）打印输出的会计账薄必须连续编号，经审核无误后加封面、装订成册，防止帐页的散失、被抽换，保证会计资料的完整、

（2）会计账薄封面的有关内容要写全，单位名称要写全称、要写账薄全称，不要写科目代码、账薄页数要写账的有效页数，卷脊上必须写上“某某年度某某某账”，以

便保持利用。

（3）会计账薄要会计主管人员和记账人员盖章或签字。

（4）账薄经管人员一览表完整规范，连续编码。

3、会计报表的管理

（1）打印输出的各项报表按公司的规定办理。

（2）年终时，必须将一年会计报表数据（包括备份磁性介质和打印书面报表）统一整理，书面报表会计报表要按时间顺序加封面后装订成册。

（3）会计报表（不管是每月、每季、每年的会计报表）要装订封面、封底，封面要素填写与国际统一会计制度一致，连续编号，并按要求装订。封面要逐项写明报表名称、页数、日期、内容，经会计负责人审核盖章后，可归档保存。

（二）存储在磁盘上的会计文件必须按归档及时打印输出书面形

式，未打印之前不得抹去。

（三）由机器设备打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打

印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，

由电算主管签字盖章认可。

（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立备份，备份是通过对硬

盘的会计数据建立文件副本来实现信息存储的。每月备份不得

少于一次，不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备

份档案上的会计数据进行任何非法操作。

（五）如要开发软件或进行维护需要使用磁盘会计数据，必须使用备份档案的副本，不得删改硬盘数据和备份档案，恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

（六）对存储在磁性介质上的会计资料应备份二份，分别在不同地点存放（档案室、财务部门），并根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（一年或二年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以提高机器资源的利用率和使用速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。

（七）对备份的磁性介质要编号及加盖印章归档，必须妥善保管好会计数据的备份，做好保护操作，并放在保护封套和包装盒中，使用专柜保管，存放在安全、洁净、防盗、防火、防潮和防虫的场所。

（八）严格执行安全和保密措施，严防毁损、散失和泄密。硬盘和正式备份数据不得随便乱放和外借，有会计档案保管清册，其借阅办法与会计制度一致，会计档案应于一年后归档，由专人保管。

（九）会计档案未经单位领导同意，不得外借，不得擅自拿出单位。经单位领导同意借阅的会计资料，应履行借阅手续，领导和经手人必须签字。电子档案归还时，还应检查有无电脑病毒，防止感染电脑病毒。

（十）会计技术电子文件中，除用户手册和程序执行代码外，其他人员不得随意调用，以确保会计电子档案的安全。

（十一）应定期检查存放有会计电子档案的磁性介质，并定期复制、

转储（一年期），以防止磁性介质损坏而使会计电子档案丢失。

此项工作在会计主管的监督下，由系统管理员定期进行。

（十二）磁性介质的会计档案保管期限通会计档案保管期限一致，

按有关会计档案的规定执行。