物业公司参观接待管理标准作业规程.docx

物业公司参观接待管理标准作业规程

目的

有效策划、组织、执行，接待外来团体参观工作。

适用范围

适用于接待物业管理公司所有外来参观、交流团队。

职责

总经理负责重要来访人员的接待工作。

副总经理、总经理助理负责协助总经理开展接待工作。

行政人事部负责公司参观接待工作的接洽与整体安排。

片区经理、管理处主任负责管理辖区情况的整体介绍。

管理处部门负责人负责管理辖区内的情况介绍。

行政文员负责会场的布置和服务工作。

程序要点

接待确认：行政人事部负责接洽和确认接待事宜，落实来访人员联系方式、随行人数、参观时间、交流内容和形式等。

接待标准

三级接待：主要适用于行业间的参观学习、新员工参观等。

接待方式：会议室座谈、交流，小区参观与概况介绍，如需交流纸质文件、专业软件等涉及公司具体业务事项的须经公司同意。

接待标准：茶水、水果（按5元/人的标准进行接待）。

接待人员：行政人事部经理、片区经理、管理处主任、管理处部门

负责人、管理处部门骨干。

二级接待：主要适用于区级政府部门、物业学会单位等行业主管部门组织接洽的行业交流、工作视查等活动。

接待方式：会议室工作汇报，小区视查，介绍相关工作，行政人事部负责相关材料的组织准备。

接待标准：茶水、香烟、水果、鲜花、横幅（按10元/人的标准接待）。

餐饮标准：午餐消费按40元/人核算，晚餐消费按50元/人核算。

接待车辆：有必要的安排车辆接送。

接待人员：总经理助理、公司部门经理、片区经理、管理处主任、管理处部门负责人。

一级接待：主要适用于国家、市级政府部门、物业协会单位等视察工作、创优、行业考评等专项接待、集团安排重要客户的考察参观等。

接待方式：会议室工作汇报，小区视查，介绍相关工作，行政人事部负责相关材料的组织准备。

接待标准：茶水、香烟、水果、鲜花、横幅、水牌、公司（小区）环境整理（按25元/人的标准接待）。

餐饮标准：午餐消费按60元/人核算，晚餐消费按100元/人核算。

接待人员：总经理、副总经理、总经理助理、公司部门经理、片区经理。

接待车辆：安排车辆接送。

其他：提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务。

参观线路

管理处拟定参观线路→品质管理部审核→公司领导审批

介绍内容

主要包括：

公司基本情况介绍:由公司行政人事部拟定

项目基本情况介绍（建筑风格、用材、销售情况、小区建筑规模、总户数、入住率、开工时间、完工时间、商业面积、停车位数量、容积率、绿化率、占地面积等）：由各管理处拟定

专项汇报材料：由品质管理部组织拟定

凡涉及公司财务运作、人员配置与薪酬、受控资料等问题，需回避。

管理处拟定介绍内容→品质管理部审核→公司领导审批

培训

管理处负责本管理处各部门负责人的培训工作，并能熟练掌握参观线路和小区概况介绍。

行政人事部将组织各管理处交流参观学习，并不定期对管理处参观接待工作进行抽查。

礼仪礼节

接待人员严格按照《员工服务管理标准作业规程》进行着装。

接待人员应提前五分钟在（小区或公司）大门口做好欢迎参观团队的准备工作。

互换名片过程中，须注意用双手进行递、收名片。

在走动过程中，应注意引导参观人员。

座谈会上，参观人员就座后，方可就座。

参观完毕后，接待人员应与参观人员握手道别，并目送参观车辆驶离。

后期工作

各管理处行政文员负责接待后勤服务和影像等相关资料的收集整理，并报行政人事部备案。

主办接待部门应做好事后的费用结算和通讯报道工作，并填写《参观接待记录表》报行政人事部备案。