制度管理作业指引.docx

制度管理作业指引

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批准

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修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

审批人

目的

为规范公司流程与制度等各类管理文书的制定、发文与审核管理，确保其有效性、符合性和适宜性，特制定本指引。

适用范围

适用于公司各类管理文书的制定、发布以及文件管理体系内部审核。

术语和定义

管理文书：指公司的制度、流程、作业指引、细则、办法、规定、手册、程序文件及其相关表单等管理性文件；

审核：为获得审核证据对审核对象进行客观的评价，以确定满足适合程度所进行的系统、独立并形成文件的过程；

内部审核：公司组织相关人员成立审核小组对文件管理体系运行情况进行独立的、完整的审核，并对审核过程中发现的问题组织整改的活动。

职责

各职能部门

负责制定本部门制度与流程文件，并组织相关部门进行会签；

配合公司内部审核，提供制度与流程执行情况的相关数据、资料，支持内审的顺利进行；

根据审核结果组织进行原因分析，拟订纠正预防措施并实施。

人力资源部

审核、发布各部门提交的制度、流程文件；

制定《内部审核计划》；

组织日常的文件运行检查，监督文件体系运行效果；

负责牵头组建审核小组并组织相关审核人员实施文件年度内部审核及日常检查，监督文件管理体系的整体运行情况。

分管领导

审核分管部门编制的制度、流程等相关文件；

审批分管部门提交的部门内作业文件、表单模板。

行政副总

审核《内部审核计划》、《内部审核报告》。

总经理

审批公司跨部门流程、制度与作业指引；

审批《内部审核计划》、《内部审核报告》。

工作程序

文件管理权限

公司管理文件均由人力资源部统一归口管理；

各部门编制、修订的部门内作业文件、表单模板，经分管领导审批后，送人力资源部编号发布；

跨部门作业文件由人力资源部或各部门负责组织制定，经分管领导、人力资源部、行政副总审核，总经理签发。

文件分类、代码及编号

文件分类：公司将管理文件分为三类，即流程文件（代码：LC）、作业指引（代码：ZY）与相关记录表单（表单、模板、范例、法规）（代码：BD）；

代码

序号

公司名称

代码

0A

XX实业

XX

序号

业务模块

代码

01

项目论证

LZ

02

项目策划

CH

03

设计管理

SJ

04

成本管理

CB

05

采购管理

CG

06

施工管理

SG

07

营销管理

YX

08

客服管理

KF

序号

管理模块

代码

09

财务管理

CW

10

人力资源

RL

11

行政管理

XZ

文件编号的组成

完整的管理文件编号如下：

ZT－XX－XXXX

文件序号：用数字表示，从01开始按顺序递增

文件代码：即LC、ZY、BD三类

模块代码：以业务、管理模块名称的汉语拼音简称命名

公司代码：即ZT

文件制定程序

跨部门作业文件制定程序

人力资源部可根据公司需要及实际情况，指定某项业务活动的主要负责部门起草、形成公司文件草案；

该主要负责部门须对草案相关部门进行协调，各相关部门分管领导审核分管部门专业事项，主要负责部门将协调修订后的草案及发文会签单送人力资源部；

人力资源部根据公司管理要求对草案进行审核，并形成正式文件报行政副总审核，总经理审批；

部门内作业文件（含表单模板）制定程序

各部门可在公司管理文件规定的原则指导下，编制、修订部门内的作业文件、表单模板，经分管领导审批确认后，送人力资源部编号发布；

人力资源部负责将签批生效的管理文件予以发布至相关部门与人员。

文件更改

现行管理文件如不能适应工作需要，可进行修改或废止，更改工作参照5.3程序进行。

文件编写要求

文件的规范格式

文字要求

职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类的词语）；

结构清晰、文字简明、文风一致；

遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；

文件的规范格式

文件页面设置为A4纵版，关于页边距及字体、字号等，参照《流程文件模板》执行；

文字采用宋体；

一级正文采用小四、二级及以下正文采用五号；

《流程文件模板》的构成释义

文件名称：明确文件反映的对象和主题；

目的：明确文件内容要解决的实际问题，说明为什么开展该项活动或说明程序所控制的活动及控制目的；

适用范围：明确文件的适用范围或应用领域，如部门、人员、项目、过程、活动等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域；

术语和定义：对于