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公司办公会议管理制度模板
一、目的
(一)为使公司的会议管理规范化和有序化,提高会议质量和行政决策效率,特制订本制度。
(二)会议应本着精减、高效原则进行;会议内容应简明扼要、切中主题,注重效果;切忌空洞无物,漫无边际,泛泛而谈。
二、适用范围
本制度适用于公司经营会议管理。
三、会议分类
(一)公司会议分为总经理办公会议、系统会议、专题/临时性会议、部门会议和员工代表大会。总经理办公会议由常务会议和扩大会议两种形式,常务会议每月至少召开____次,扩大会议视需要召开;系统会议分为行政人事、财务、市场、策划等,每年度至少召开一次;专题/临时性会议为解决某项特定议题或处置突法事件的会议视需要召开;部门会议由各部门自行组织召开,原则上每周召开一次;员工代表大会分为中层干部和全体员工大会两种,由公司总裁办负责组织,每年度分别至少召开一次。
(二)分公司会议。主要包括早会、例会、专题会议、总经理办公会议及员工大会等,由子公司行政部门负责组织。
(三)上级或外单位组织召开的会议(如现场会、报告会、办公会、座谈会、交流会等)统一报行政部,由总经理指定人员参加,在公司内召开会议的,由总经理(经)办负责安排,公司各相关部门或分公司协作做好会务工作。
四、管理内容
(一)会议提拟与审批
1、公司及各部门例会无须提拟和审批。
2、除部门会议以外,公司会议及分公司员工会议,由行政部直接提拟或分公司办公室上报,公司总经理批准。
3、系统会议、专题/临时性会议及分公司部门会议由各公司、部门自行安排,无须提拟和审批,但会议时间、参加人员等,不得与公司会议冲突。
(二)会议准备
1、会议通知遵照以下规定:
(1)已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由会议组织部门按计划表直接通知与会人;
(2)属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
①未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
②虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
③其它提拟人认为应另行通知的情况。
(3)除专题/临时性会议和部门会议以外,会议通知期一般应至少提前____个工作日,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
(4)会议通知形式一般为电话、微信、邮件通知。但重大会议或需作特别说明的会议,原则上应以书面形式进行通知。
2、会议的其它准备工作遵照以下规定:
(1)会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
(2)会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
(3)以公司名义召开的会议,会务组织安排统一归口办公室负责。
(三)会议组织
1、会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则;
2、会议组织者、主持人须遵守以下规定:
(1)组织者和主持人应不迟于会前____分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备;
(2)主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明;
(3)会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率;(4)属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论;对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见;
(5)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
3、与会人须遵守以下规定:
(1)应准时到会,并在《会议签到表》上签到;(2)会议发言应言简意赅,紧扣议题;(3)遵循会议主持人对议程控制的要求;
(4)属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;
(5)遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场;
(6)做好本人的会议纪录。
4、主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议组织者或人力资源部负责,会后应及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员,以按规定相应处理。
5、会议记录
(1)公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可考虑根据会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
(2)会议记录员应遵守以下规定:
①做好会议的原始记录,根据需要整理会议纪要;
②会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;
③对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样;
④会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名;
⑤做好会议原始记录的
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