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文件管理制度编号范文

文件管理制度编号范例

文件管理制度编号范例

第一章总则

第一条为建立科学、规范的文件管理制度，提高文件管理质

量，保障文件的完整性、准确性和可获得性，便于文件的检索

和利用，根据《国务院关于加强文件管理工作的通知》（国发

〔2017〕9号），制定本制度。

第二条本制度适用于本机构及其所属单位的文件管理工作。

本机构及其所属单位应建立健全文件管理制度，明确文件管理

的职责和权限，规定文件的操作程序和管理办法。

第三条文件按照类型和序号进行编号。编号是标识文件的基

本方式，便于文件的归档、检索和利用。

第四条文件管理单位应在文件管理系统中建立文件库，将各

种文件根据文件类型和日期进行分类，编号后存放。

第五条文件应进行正确的分类。文件应按照公文、行政类文

件、会议文件、电子文件和其他文件等进行分类。

第六条文件应按照机密级别进行分类。文件按照绝密、机密、

秘密和普通四个级别进行分类。

第七条文件的编号应按照年份和序号的方式进行。年份表示

该文件所属的年份，序号表示该年份内的文件顺序。

第八条文件的编号应具有唯一性和连续性。每个文件编号应

是唯一的，并且在同一年内应按照顺序进行。

第九条文件的编号应具有一定的结构。文件编号应包含年份、

文件类型和序号等内容。例如，2018-001-A表示2018年的文

件，类型为A，为该年度第一份文件。

第十条文件的编号应按照一定的规则进行。文件编号应遵循

一定的规则，例如，公文类文件的编号可以按照年份、文件类

型和序号的方式进行，行政类文件的编号可以按照字母和序号

的方式进行。

第十一条文件的编号应具有一定的可读性。文件的编号应简

明清晰，便于浏览和查找。

第十二条文件的编号应保密。文件的编号属于机构内部的管

理信息，应予以保密。

第十三条文件的编号应记录。文件的编号应做好记录工作，

确保编号的准确性和完整性。

第十四条文件的编号应定期审核。文件编号应定期进行审核，

确保编号的正确性和连续性。

第十五条本制度由本机构文件管理部门负责解释。

第十六条本制度自公布之日起施行。

第二章文件编号原则

第十七条文件编号应按照文件管理制度的要求进行。

第十八条文件编号应遵循以下原则：

（一）一致性原则。文件的编号应遵循一致性原则，即同类型

的文件使用相同的编号规则，以便于归档、检索和利用。

（二）准确性原则。文件的编号应准确、简明，能够反映文件

的分类、顺序和层次。

（三）连续性原则。文件的编号应连续进行，确保编号的顺序

性和完整性。

（四）保密性原则。文件的编号属于机构内部的重要信息，应

予以保密，未经授权不得外泄。

（五）可读性原则。文件的编号应简明清晰，便于浏览和查找。

第十九条文件的编号应根据文件的特点和需求进行灵活处理，

确保编号的实用性和有效性。

第三章文件编号规则

第二十条文件编号规则应遵循以下原则：

（一）公文类文件编号规则。公文类文件的编号应含义明确，

可读性强，例如，2018-001-A表示2018年的公文类文件，为

该年度第一份文件，文件类型为A。

（二）行政类文件编号规则。行政类文件的编号应以字母进行

标识，例如，A001表示第一份行政类文件，B001表示第一份

行政类文件，依此类推。

（三）会议文件编号规则。会议文件的编号应含义明确，可读

性强，例如，2018-001-M表示2018年的会议文件，为该年度

第一份文件。

（四）电子文件编号规则。电子文件的编号应含义明确，可读

性强，例如，2018-001-E表示2018年的电子文件，为该年度

第一份文件。

（五）其他文件编号规则。其他文件的编号应遵循文件的特点

和需求进行灵活处理。

第二十一条文件的编号应设置为系统自动生成，避免人为出

错。

第二十二条文件的编号应有相应的记录，记录文件的类型、

日期和编号等信息。

第四章文件编号操作

第二十三条文件的编号操作由文件管理部门负责进行。

第二十四条文件管理部门应制定文件编号操作流程，明确文

件的编号规则和操作方法。

第二十五条文件的编号应带有标识，例如，文件编号前应加

上上编号编号字样。

第二十六条文件的编号应位于文件正文的右上角。

第二十七条文件的编号应以阿拉伯数字表示，不得使用罗马

数字。

第二十八条文件的编号应以黑色字体标注，不得模糊不清。

第二十九条文件的编号不得重复使用，每个文件应有唯一的

编号。

第三十条