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文件管理制度编号范文
文件管理制度编号范例
文件管理制度编号范例
第一章总则
第一条为建立科学、规范的文件管理制度,提高文件管理质
量,保障文件的完整性、准确性和可获得性,便于文件的检索
和利用,根据《国务院关于加强文件管理工作的通知》(国发
〔2017〕9号),制定本制度。
第二条本制度适用于本机构及其所属单位的文件管理工作。
本机构及其所属单位应建立健全文件管理制度,明确文件管理
的职责和权限,规定文件的操作程序和管理办法。
第三条文件按照类型和序号进行编号。编号是标识文件的基
本方式,便于文件的归档、检索和利用。
第四条文件管理单位应在文件管理系统中建立文件库,将各
种文件根据文件类型和日期进行分类,编号后存放。
第五条文件应进行正确的分类。文件应按照公文、行政类文
件、会议文件、电子文件和其他文件等进行分类。
第六条文件应按照机密级别进行分类。文件按照绝密、机密、
秘密和普通四个级别进行分类。
第七条文件的编号应按照年份和序号的方式进行。年份表示
该文件所属的年份,序号表示该年份内的文件顺序。
第八条文件的编号应具有唯一性和连续性。每个文件编号应
是唯一的,并且在同一年内应按照顺序进行。
第九条文件的编号应具有一定的结构。文件编号应包含年份、
文件类型和序号等内容。例如,2018-001-A表示2018年的文
件,类型为A,为该年度第一份文件。
第十条文件的编号应按照一定的规则进行。文件编号应遵循
一定的规则,例如,公文类文件的编号可以按照年份、文件类
型和序号的方式进行,行政类文件的编号可以按照字母和序号
的方式进行。
第十一条文件的编号应具有一定的可读性。文件的编号应简
明清晰,便于浏览和查找。
第十二条文件的编号应保密。文件的编号属于机构内部的管
理信息,应予以保密。
第十三条文件的编号应记录。文件的编号应做好记录工作,
确保编号的准确性和完整性。
第十四条文件的编号应定期审核。文件编号应定期进行审核,
确保编号的正确性和连续性。
第十五条本制度由本机构文件管理部门负责解释。
第十六条本制度自公布之日起施行。
第二章文件编号原则
第十七条文件编号应按照文件管理制度的要求进行。
第十八条文件编号应遵循以下原则:
(一)一致性原则。文件的编号应遵循一致性原则,即同类型
的文件使用相同的编号规则,以便于归档、检索和利用。
(二)准确性原则。文件的编号应准确、简明,能够反映文件
的分类、顺序和层次。
(三)连续性原则。文件的编号应连续进行,确保编号的顺序
性和完整性。
(四)保密性原则。文件的编号属于机构内部的重要信息,应
予以保密,未经授权不得外泄。
(五)可读性原则。文件的编号应简明清晰,便于浏览和查找。
第十九条文件的编号应根据文件的特点和需求进行灵活处理,
确保编号的实用性和有效性。
第三章文件编号规则
第二十条文件编号规则应遵循以下原则:
(一)公文类文件编号规则。公文类文件的编号应含义明确,
可读性强,例如,2018-001-A表示2018年的公文类文件,为
该年度第一份文件,文件类型为A。
(二)行政类文件编号规则。行政类文件的编号应以字母进行
标识,例如,A001表示第一份行政类文件,B001表示第一份
行政类文件,依此类推。
(三)会议文件编号规则。会议文件的编号应含义明确,可读
性强,例如,2018-001-M表示2018年的会议文件,为该年度
第一份文件。
(四)电子文件编号规则。电子文件的编号应含义明确,可读
性强,例如,2018-001-E表示2018年的电子文件,为该年度
第一份文件。
(五)其他文件编号规则。其他文件的编号应遵循文件的特点
和需求进行灵活处理。
第二十一条文件的编号应设置为系统自动生成,避免人为出
错。
第二十二条文件的编号应有相应的记录,记录文件的类型、
日期和编号等信息。
第四章文件编号操作
第二十三条文件的编号操作由文件管理部门负责进行。
第二十四条文件管理部门应制定文件编号操作流程,明确文
件的编号规则和操作方法。
第二十五条文件的编号应带有标识,例如,文件编号前应加
上上编号编号字样。
第二十六条文件的编号应位于文件正文的右上角。
第二十七条文件的编号应以阿拉伯数字表示,不得使用罗马
数字。
第二十八条文件的编号应以黑色字体标注,不得模糊不清。
第二十九条文件的编号不得重复使用,每个文件应有唯一的
编号。
第三十条
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