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文件管理办法

第一章总则

第一条为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工

作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本办法。

第二条本办法指的文件包括上级函、电、来文，公司上报下

发的各种文件、资料，同级相关方函、电、来文。

第二章收文的管理

第三条所有文件均由公司综合办指定管理员登记签收，并按

年度分类建立台账。

第四条文件的编号保管：

（一）文件管理员对上级部门转发文件及本公司拟发文件需分

类登记编号并妥善保管。

（二）公司外出人员开会带回的文件及资料需一周内送交综合

办文件管理员进行登记编号保管，不得个人保存。

第五条文件的阅批与分转：

（一）凡正式文件均需由综合办主任根据文件内容和性质阅签

后，由文件管理员分送承办部门阅办，重要文件应呈送分管领导亲

自阅批后分送承办部门阅办。

（二）一般函、电等，由综合办文件管理员直接分转处理后备

案。

第六条为加速文件运转，文件管理员应在当天将文件送到公

司相关领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次

序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。紧急文件要即

阅即办。

第七条文件的传阅与催办：

（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级

的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对

尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（二）文件在当天阅完后需在下班前将文件交综合办，切忌横传，

阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有分管领导“批

示”、“拟办意见”，综合办文件管理员应提醒有关部门和人员按文

件所提要求和领导批示办理有关事宜。

（三）综合办主任对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接

到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要

备查，应按照有关保密规定，并征得综合办同意后，予以复印或摘抄，

原件应及时归档周转，以防丢失。

第三章发文的管理

第八条公司上报下发正式文件由综合办统一负责。

第九条发文的范围：

（一）凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、

会议纪要和会议简报，均属发文范围。

（二）下发文件主要用于：1.公布规章制度；2.转发上级文件或

根据上级文件精神制订的公司文件；3.公布公司机构变动或人事任免

事项；4.公布重大经营管理、技术、生活福利等决定；5.发布有关奖

惩决定和通报；6.其他有关重大事项。

（三）上报文件主要用于对上级呈报工作计划、请示报告、处理

决定。

（四）外发文主要用于同相关单位联系有关重大经营管理、技术、

人事、物资供应等事宜。

（五）在日常经营管理、技术工作中，有关施工图纸、技术资料

等具体事务性事项，不按文件管理制度管理，按照项目资料管理相关

办法执行。

第十条发文程序要求：

（一）各部门（子公司）需要发文，应事先向公司综合办提出申

请；拟搞人应填写《发文底稿纸》，并详细写明文件标题、发送范围、

印刷份数、标定日期。

（二）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、

条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

（三）公司综合办对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错

漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿。

（四）经综合办审查修改后的文稿，送部门负责人核稿（对文稿

内容、质量负责）。

（五）对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部

门重新整理清晰。

（六）需经会签的文稿，由综合办文件管理员在打印前送会签部

门会签。

（七）经领导批准签发后的文稿交综合办统一编号打印。

（八）文件打印后，由公司综合办派专人分发并协调相关部门检

查落实情况。

第四章文件的借阅

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，