物资采购工作流程,物料采购计划制定,采购订单与追踪办法.pdf

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一、采购计划

根据物料需求计划及库存生成的物料需求，并综合考虑物料的订货

批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进

行物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提

前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过

主生产计划周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等

部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定材料的

中期或长期采购计划。非生产性物料，计划外物料，零星采购配件

等。由当事人填写请购单，申请物料必须要有详细的名称，规格尺

寸，单位，数量，交期及是否指定品牌。如没有实际数据也可提供

样品。请购人填写后交由部门主管或经理审核批准，各部门每周汇

总后采集中转交采购部。

二、询价

落实采购订单的采购供应商。采购人员向搜索到的供应商询价，了

解各种可能的优惠条件，建立报价、供货条款等记录，对各供应商

进行比较。

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三、供应商选择

通过对报价供应商提供的质量、价格、交期、运输方式、付款条件

等因素。分析、筛选，确定“首选供应商”，建立供应商档案，向

建立了文档的供应商执行采购作业，对一些“一次性”采购，可以

建立临时供应商档案，以达到简化信息量。

四、订单生成

在采购订单下达前进行种种核定，如采购提前期是否足够和有效，

核对物料号、数量、批量，可否动用安全库存；是否有需要人工添

加的采购件等。同时还要确认采购的必要性和采购条件的合理性，

根据库存费用、运输和价格优惠政策等因素合并某个时期内同一物

料的采购量。相当一次“确认”过程。

五、审批

采购订单生成后，由采购员提交部门主管或经理进行最后的确认与

审批。

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生产物料计划需求非生产物料请购

采购计划

生成订单

下达订单

合格入库

订单跟踪来料检验

异常问题

订单结算

六、采购订单

与供方签订协议，确定规格数量、价格、交货批次、运输装卸方

式、交货地点、验收条件与付款条件等。同供应商物料代码的对应

关系，需要在这个阶段明确。为了避免可能出现的不确定因素，对

采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要早于需用时

间，适当提前。

七、采购单跟踪

在下达采购订单后，期间要对下达的物料进行定期的跟踪，以避免

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由于供方、物流、第三方等不必要因素而影响物料的正常交货期。

八、验收入库

验收报告，核对采购单、到货量和发票的一致性，进行库存事务处

理，在出现不合格品时，要及时采取补救措施。

九、退货处理

当发现有不合格品时，可以有不同的退货处理流程。例如，未付款

退货，退货退款，补齐，返修，特采等。都要根据公司当前的需求

而定。

十、财务结算

进行付款结算，由采购人员与仓库进行实际入库数量的与开票数量

的准确性，为了避免票务问题发生，尽可能的要求供方在开具发票

前传对账单。

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供应商送货

下单

供应商管理订单管理收货管理仓库

部门

物料