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第十三章档案管理

第一节档案资料管理工作要求

管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计

算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”

科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的

工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、

合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做

到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理

的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容及要求

（一）工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建

立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。

（二）工作要求

1.必须保证博物馆方交给物业服务的档案资料（包括设

备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原

件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、

归档，输入计算机便于更科学的管理。

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3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

二、档案资料过程管理

档案资料的管理流程：

收集管理分类编号登记电脑录入归

档应用。

1.资料的收集

（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先

进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管

理。

（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料

和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资

料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部

工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，

大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收

集。

2.资料分类整理

收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整

理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、

信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3.资料归档管理

（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科

学的分类与保存。根据实际需要，博物馆的资料管理拟采用

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原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便

于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案

组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用

计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料

转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经

服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进

行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档

案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管

理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档

保存。

（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、

防潮、防发霉变质、防蛀。

4.档案的借阅管理

（1）服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密

的权利和义务。

（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。

（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不

得对档案随意更改，涂写。

（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员

和借阅者当面核对清楚。

（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。

（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。

（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移

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交档案文件后方可办理调离手续。

第二节档案管理职责及制度

一、博物馆档案管理员岗位职责

1.认真学习贯彻党政的各项规章制度，努力钻研博物馆

业务知识，积极主动、保质保量地完成岗位工作。