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单位人事档案管理工作制度

单位人事档案管理工作制度一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人

事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定

本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保

存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本

地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的

员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监

督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落

实执行工作。

3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签

核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

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4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申

请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印

件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员

工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、

薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为

首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部

门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目

录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工

的人事档案材料归档。

4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入

司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、

培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况

及员工基本情况复印件备查材料等。

4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部

门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案

的材料归入公司离职员工人事档案类。

4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人

在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案

调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，

连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位

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并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每

月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统

计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情

况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火

灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢

失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完

毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案

管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的

人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。

在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖

章。

4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。

不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工

原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，

并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、

人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利

用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

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4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核

材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员

流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写

《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

五、员工人事档案