公司内部文件管理制度.pdfVIP

公司内部文件管理制度

公司内部文件管理制度「篇一」

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，

充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、

政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司

全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范，表

达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相

应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执

行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自

行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要

向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政

办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，

签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管

理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程

度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿

等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字

批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文

件→文件存档

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文

件销毁

3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

公司内部文件管理制度「篇二」

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提

高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，

无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理

开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全

权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至

办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库

存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的

采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、

规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用

未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

公司内部文件管理制度「篇三」

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指

导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。

第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文

件、资料。同级相关方函、电、来文。

二、收文的管理

第三条公文的签收：

凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收

第四条公文的编号保管：

1.办公室收发员对办公室收发员对上级来上级来文文拆封拆封后后应应及时及时附上附上外来外来