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文书档案管理归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒
档案管理分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、
会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等
等,不同种类,不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文
件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。
一、文书档案管理基本要求
要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文
件整理规则》(DA/T22-2000)和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念
(一)文书档案管理归档文件:立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为文书
档案保存的纸质文件材料。
(二)文书档案管理归档文件的整理,将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、
分类、排列、加盖归档章(编号)、编目(编制文书档案管理归档文件目录)、装盒,使之有
序化的过程。
归档的意义:归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、档案管理thldl.org.cn
的起点。
(三)全宗:指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有
机整体,设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格,可以独立行使职权,并能主
要以自己的名义单独对外行文。一般来说,一个立档单位的全部档案就是一全宗。
(四)全宗号:是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法
(一)文书档案管理收集:收集是归档文书档案管理整理的前提、根本,没有收集齐全
完整的文件材料,归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此,收集
应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采
取以下相应措施:
1、立档单位要建立健全收发文登记制度,有完整的收文登记本、发文登记本、印章登
记本、依据归档范围,收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料:本
单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料,专业会议材料,代表发言材料;本单位
在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合
材料:会议记录本(党委、党组会议,行政、办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职
工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳
资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合
同。
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位
应收集的文件材料。
(二)文书档案管理归档判断:立档单位将收集到的材料,依照《机关文件材料归档
范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围,剔除不
归档的文件材料,剩下的就是立档单位应归档的文件材料,必须进行归档。不归档的文件材
料主要有三方面的文件:①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文
件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖
励非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机
关起草的未成为正式文件的稿本等。
(三)文书档案管理装订:用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”
为单位固定在一起即单“件”装订,便于保管利用。
1、整理单位:确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一
件,重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿
的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的,将正本与发文稿纸为一件,
报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式,一个自然本(册)为一
件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起的为一件;来文与复文可
为一件,未装订成套的会议材料各为一件,正文与文件处理单为一件。
2、文件的装订:文书档案管理归档文件按件装订具体要求:正本在前,定稿在后;正
文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来复
在后;汉文在
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