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文档管理系统使用规定（草案）

为了规范公司文档管理系统的使用，更好地推进文档电子化和知识共享，合理、充分利用此平台存放和使用文档信息，实现集中、统一管理和维护，结合公司实际情况，特制定本规定。

凡属公司已转正员工均有权使用该系统，该系统提供个人内容库和企业内容库的文档存放空间，每个员工均有属于自己的个人内容库，存放与个人工作相关的文档，企业内容库下按公司组织结构划分为不同的文件夹，每个部门有独立的文件夹，存放与该部门业务相关的文档，还建有“公司资源”文件夹，存放对全体员工公开的文档。

文档管理系统的系统管理工作由综合部指派专人来负责，包括账户管理、权限分配、一级目录结构管理、系统备份和故障排除等工作，对于各部门文件夹及其子文件夹和文件的新建、删除、通知和权限分配等管理工作应由各部门指派专人负责。

文档管理系统的用户账户使用域用户，即为员工登录个人内网办公电脑的用户名和密码。

权限分配原则：

员工对其本人的个人内容库具有完全管理权限，其他任何人无权访问；

部门所属员工对其部门文件夹具有完全管理权限，即新建、读写、删除、通知和权限分配等，该部门根据工作需要可将其部门文件夹、或子文件夹、文件的操作权限自主分配给个人、部门或组；

“公司资源”文件夹对全体员工开放读权限，写权限应授予负责公司文档发布或共享的员工或组。

文档操作方面的细则：

上传的文档内容一律不得违法国家法律、上级主管和公司保密等相关制度的规定，并与工作、知识技能、员工活动、经营、生产、管理等主题相关，凡属个人私密文档一律不允许上传到文档管理系统中；

文档格式尽量为windows平台常见格式，如微软office支持的全部类型以及pdf、txt、csv、wps、bmp、jpg、gif、tif、dwg、wmv、mp4、mp3、rar、zip、xml、html等类型；

文档命名尽量用中文，并能反映出主题内容，对于比较正式的文档应按照公司相关制度的规定来命名；

文档的内容如有更新，由此文档的创建人或发布人负责更新，应使用签出、更新、签入一系列操作来将文档版本进行升级，保证文档内容及时更新；

在确认文档废弃掉时，方可删除文档，在删除操作前应先将该文档下载到本地做好备份，保留备份应不少于10天，以免误删除有用的文档；

文档管理系统可作为文件或档案归档和共享的集中、统一平台，各部门应按照相关的规定和要求，及时将需要归档的文档分类整理并存放在企业内容库的不同文件夹下面，按照使用和维护需要合理分配文档操作权限。

拟制部门：

日期：