行政前台汇报.pptx

行zheng前台汇报

汇报人：xxx

20xx-04-04

目录

工作概述与职责

接待与来访管理

通讯与文件管理

办公环境维护与优化

员工服务与福利支持

总结与展望

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工作概述与职责

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行zheng前台还需要协助公司内部员工进行日常行zheng事务处理，提供必要的支持和帮助。

行zheng前台是公司的门面，负责接待来访客人、接听电话、收发快递等工作。

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接待来访客人，及时准确地为客人提供咨询、指引和安排。

接听公司总机电话，转接分机电话，为内外部人员提供通讯服务。

收发公司快递、邮件、传真等文件，确保信息传递的及时性和准确性。

维护前台区域的整洁和卫生，营造良好的公司形象。

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早上到岗后，检查前台区域的卫生和整洁情况，准备好当天的工作用品。

开始接待来访客人，接听电话，处理相关行zheng事务。

下午继续接待来访客人，处理快递、邮件等文件，协助内部员工进行日常行zheng事务处理。

下班前整理当天的工作记录，做好交接工作，确保工作的连续性和完整性。

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与公司内部各个部门保持良好的沟通和协作关系，确保行zheng事务的顺畅处理。

与外部供应商、合作伙伴等保持联系，协调相关事务，为公司提供必要的支持和帮助。

与行zheng助理、人力资源等相关岗位人员密切合作，共同推动公司行zheng工作的顺利开展。

02

接待与来访管理

接待准备

问候与询问

联系被访者

接待礼仪

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保持前台区域整洁有序，准备好接待用品如名片、访客登记表等。

主动向访客问候，并询问来访目的和预约情况。

确认访客身份后，及时联系被访者并告知访客到达。

保持微笑，使用礼貌用语，为访客提供热情周到的服务。

登记信息

核实身份

引导访客

离开登记

请访客填写访客登记表，包括姓名、单位、来访事由等。

指引访客前往会客区或等待区，并告知相关注意事项。

根据访客提供的信息，核实其身份和来访目的。

访客离开时，记录离开时间并回收访客证等物品。

遇到突发事件如火灾、地震等，立即启动应急预案并指引访客紧急疏散。

突发事件

访客投诉

保密工作

异常情况报告

耐心听取访客投诉，及时协调处理并跟进反馈情况。

严格遵守公司保密制度，确保访客不泄露公司机密信息。

发现异常情况如可疑人员、安全隐患等，及时向上级报告并协助处理。

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通讯与文件管理

及时、准确地接听来电，使用礼貌用语进行问候和应答。

根据来电内容和公司规定，判断是否需要转接给其他同事或部门，并进行相应的操作。

记录重要来电的信息，包括来电时间、来电人姓名、联系方式和事由等，以备后续跟进。

负责公司内外部文件的收发工作，确保文件传递的及时性和准确性。

对接收的文件进行登记、分类和存档，以便后续查找和使用。

根据公司规定，对部分文件进行传阅、签批和归档等后续处理。

对收到的快递进行签收、核对和登记，确保物品与寄送信息相符。

根据公司规定，对部分快递进行拆封、验收和分发等后续处理。

负责公司快递的寄送工作，选择合适的快递公司和合理的寄送方式，确保物品安全、准时到达。

严格遵守公司的保密规定，对涉及公司机密的信息和文件进行妥善保管和处理。

在文件传递、快递寄送等环节中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。

对违反保密规定的行为进行及时制止和报告，确保公司信息安全。

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办公环境维护与优化

定期检查办公区域卫生状况，包括地面、墙面、桌面等

监督保洁人员工作，确保卫生清洁质量

对卫生不达标区域进行及时清理和整改

加强员工卫生意识宣传，共同维护整洁的办公环境

定期检查办公设施设备的运行状况，包括电脑、打印机、复印机、空调等

建立设施设备维护档案，记录维修和保养情况

对出现故障的设备及时进行维修或更换

加强员工对设施设备的正确使用和保养培训

定期对办公区域内的绿化植物进行浇水、修剪、施肥等养护工作

根据季节和气候变化调整绿化植物的种类和摆放位置

对枯萎或死亡的植物进行及时更换

营造宜人的办公环境，提高员工的工作效率和满意度

积极推广节能减排措施，如节约用电、节约用水、减少纸张使用等

建立节能减排考核机制，对表现优秀的员工进行奖励

对员工进行节能减排知识宣传和培训

加强与供应商的合作，采购环保节能型办公设备和用品

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员工服务与福利支持

每日考勤数据录入

准确、及时地记录每位员工的考勤情况，包括迟到、早退、请假等。

考勤数据统计与分析

定期对考勤数据进行汇总和分析，为管理层提供员工出勤情况的报告。

考勤异常处理

及时发现并处理考勤异常，如漏打卡、忘记请假等，确保考勤数据的准确性。

根据公司文化和节日特点，策划并zu织各类节日活动，如年会、圣诞派对等。

节日活动策划

团队建设活动

员工生日会

定期zu织团队建设活动，增强团队凝聚力和员工归属感。

每月为当月过生日的员工举