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中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）

第一章总则

第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公

司司）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件

的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公

司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关

公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相

关规定,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公

自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或

流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具

有特定效力和规范格式的电子数据。

第二章基本原则

第三条电子文件处理应遵循以下原则：

（一）最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件

方式。

(二)全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、

传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.

（三）完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息

经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任

何缺损.

(四）可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加

密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的

方式输出。

（五)安全保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全

防护技术措施和严格执行国

家和集团公司的有关安全保密规定.

第三章职责

第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办

法。系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与

交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，

指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信

息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.

第五条总经理工作部(办公室）职责:

（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规

范及管理制度。

(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各

使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理

意见.

(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文

件类型的变更和增加。

（四）负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门的职责:

(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系

统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.

（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、

系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.

（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中

出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理

规范。

（四)负责OA系统的使用及技术培训的组织实施工作，

OA系统培训纳入集团公司的培训计划。

第七条使用部门的职责：

(一）规范、监控和督办部门内电子文件流转。

（二)使用人员权限和公文类型变动，及时向办公室提

出调整。

(三）负责本部门经办的电子文件内容和文字的准确性。

第八条使用人员的职责：

(一)熟悉相关管理制度和操作规程，严格按要求规范操

作，牢记并适时更换个人注册口令,防止冒名操作。

(二)及时处理文件，确保文件的时效性。

(三)严格遵守国家及集团公司保密规定,杜绝信息泄密事

件的发生.

第四章电子文件的效力及应用范围

第九条电子文件以有权签字人的权限签名为依据,在

公司系统内与纸质文件具有同等效力；电子文件的打印件未

经有效签批，或未套红头、盖印章,不得作为对外出具的依据。

按照标准格式打印的电子文件，可做为正式文件存档。

第十条集团公司发送系统各单位的电子文件，除下列

情况以纸质文件寄送外，其余不再寄送纸质文件：

（一)涉及国家秘密的文件。

（二）需