商业信函的格式.doc

6.商业书信的格式(FormatsofBusinessLetters)

现代的英文信函越来越多的采用齐头式（blockform）的形式。齐头式就是将信头写在信纸的右上角,而将信内地址、称呼、信的正文、结尾语、签名、附件等的每一行全部在左首的边线排齐。信函的另一种格式斜列式,就是将信头、信内地址、结尾语、签名的每一行及信的正文每一段的头一行都往右缩进几个字母；而混合式是由齐头式和斜列式混合而成。信头和信内地址用齐头式,而信的正文和结尾语及签名则用斜列式。

现代的商务信函正在从拘谨转向比较直接和简明的形式。齐头式（blockform）和混合式（semi-intended）是在现代业务信函里长期和广泛使用的两种形式。

商务信函主要包括以下十个主要部分:

信头（Heading）

信头表示一家公司、行号的品格,往往是印就好的。包括发信人的公司名称、地址、电报挂号（电传号码）、发信日期。日期按“日-月-年”的顺序全文缮打,月和年之间无须使用逗号。例如:11thOctober,20….11October20…..

日可用基数（1,2,3等）或序数(1st,2nd,3rd,4th等),也可放在月份的后面。例如:

1stApril20…….1April20……..

March1st,20……March1,20…….

用数字表示的日期（例如:10/12/20….）在商务信函里应避免。因为在英国是指20…年12月10日;而在美国和其他国家,是指20…年10月12日。

信内地址（InsideAddress）

英文信函的地址由商行名称、门牌号和街名、城市或镇名、州名和其邮政编码,国名组成。如写给某特定的收信人,收信人的姓名和衔头可写在地址之前（现已不太常见）。例如:

（Mr.JamesGreen）

MarketingDirector

GreenIndustriesInc.

999ParkAvenue

Rockford

IL61125

USA

信函里的尊称有先生（Mr.）、夫人（Mrs.）、小姐（Miss）、先生们（Messrs.）和女士们(Mmes.)。Mrs.(Mistress)用于已婚妇女；Miss用于未婚女子。现在惯用Ms作为已婚或未婚妇女的礼节尊称。Messrs.是Mr.的复数,但仅限于以人名为其名的公司行号,如:Messrs.J.HayingCo.。若用地方名字或非人名的名称作为行名时,前面一般用定冠词the,如:TheLondonTradingCompany

称呼(Salutation)

客气的称呼是每封信开头表示的敬意。一般用DearSirs,也可用Gentlemen（美国人常用）,注意用复数。称呼后面的标点一般用逗号。从美国、加拿大等国的来信中,常在Gentlemen之后用冒号。现在女性开设的公司越来越多,所以写信人若不能确定阅信者的性别,可用DearMadamorSir表示敬意。

标题（Caption）

信中加标题,便于醒目,使对方一看就知道信的内容是关于什么事。标题的第一个词或主要词的第一个字母要大写。在标题前常用“Re:”,意为“事由”。

开头语(OpeningSentence)

信的开头语根据信的内容的不同而有所变化。例如,在建立业务关系的首次通信中,开头语要告知收信人他的行名是如何被获悉的,然后告知对方自己的愿望,兴趣和经营范围。有的信函的开头语是写信人表明已收到对方来信（电）。

信的正文（BodyoftheLetter）

信的正文是信函的主体,是最重要的部分。

结束语（ClosingSentence）

一般用来表示希望回信或其他要求。如:Welookforwardtoyourearlyreply

结尾客套语（ComplimentaryClose）

国外商业书信的结尾客套语有几种,在英国Yoursfaithfully是正规用法；在美国常用Yourssincerely,Yourstruly。结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写,标点用逗号。

签名(Signature)

写上行名,并由负责人签字,有时注明职衔,如:Manager,等。

附件(Enclosure)

如信中有附件,则应在左下角注明Encl.或Enc.,是Enclosure的缩写。

商务信函一般包括上述十个部分。其中第.8、9项是主要部分,不能缺少。此外,现代书信中的行名、地址常用免标点法（openpunctuation）,如喜欢当然可用加标点