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岗位说明书流程
岗位说明书流程篇一:岗位说明书编写流程
如何编制岗位说明书
一、岗位工作分析
岗位工作分析也就是岗位分析,即是指对某工作进行完整的描
述或说明,以便为人力资源管理活动提供有关岗位方面的信
息,从而进行一系列岗位信息的收集、分析和综合的人力资源
管理的基础性活动。很多企业由于缺乏准确的工作说明而付出
了很大的代价,结果导致了很多人力资源工作缺乏针对性,难
以开展。那么如何制订岗位工作说明书呢?岗位分析要从以下
八个要素开始着手进行分析,即(7W1H):
WHO:谁从事此项工作,责任人是谁,对人员的学历及文化程
度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格要求。
WHAT:在雇员要完成的工作任务当位中,哪些是属于体力劳
动的范畴、哪些又是属于智力劳动的范畴呢?
WHOM:为谁做,即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的客户,
也指企业内部的员工,包括与从事该工作的人有直接关系的
人:直接上级、下级、同事、客户等。WHY:为什么做,即工
作对从事该岗位工的意义所在。
WHEN:工作任务应该被要求在什么时候完成呢?
WHERE:工作的地点、环境等。
Whatqualificatiaons:从事这项工作的雇员应该具备哪些资
质条件呢?
HOW:如何从事或者要求如何从事此项工作,即工作程序、规
范以及为从事该工作所需要的权利。
岗位工作分析是一项复杂的系统工程,企业进行岗位工作分
析,必须统筹规划,分阶段、按步骤地进行。进行岗位工作分
析通常使用的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接
面谈、观察法等方法。有了岗位工作分析的结果以后,我们就
可以着手制定岗位工作说明书了。
二、岗位工作说明书
也称岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、员工应该做
些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗
位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编
制时,要注意文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内
容要越具体越好,避免形式化、书面化。
另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明
书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的
修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗
位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异,但是大多
数情况下,岗位说明书应该包括以下的主要内容:
1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、
直属主管、所属部门、工
资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分
析日期、岗位分析人等等。
2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。
3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明
岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动
内容的权限;执行的依据等。
4.岗位工作责任:包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没
有此项内容),要逐项列出任职者工作职责。
5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格
条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要
求。
岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处
理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记
录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判
断所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位工作分析的结
果。此外,有必要注意的是,岗位工作说明书的内容,可依据
岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。
岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材
料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的
目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职
业指导等现代企业管理业务,提供原始资料和科学依据。
岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档管理。尔后,岗
位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当
企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的
情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工
作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位
工作说明书的调整之中。在遇到岗位工作说明书要加以调整的
情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申
请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信
息收集,并对职位说明书做出相应的修改。
三、岗位说明书的填写
岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一
格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五
大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用
方便的管理文件
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