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学院印章的管理规定
为了进一步加强院内印章管理,保障学院(校)权益,明确职责,根据
国务院《关于国家行政机和企事业单位社会团体印章管理的规定》(国发
[1999]25号),结合学院实际,特制定本规定。
一、印章及规格
1Z
.学院工校有印章为“山西职工医学院”、“山西省中医学校”、
“中共山西职工医学院委员会”“中共山西职工医学院纪律检查委员会”
和“山西职工医学院”、“山西省中医学校”钢印。
2.各系部、处室印章为刊明单位全称的印章。
二、印章刻制
1.学院印章由省卫生厅批准后,由专门机构刻制。
3.院内单位印章由学院(校)批准刻制,学院印发正式文件批准成立
的单位均可刻制单位印章。
4.印章刻制程序:
(1)新成立单位刻制印章。
(2)
应向主管院领导提交刻制印章的申请。得到主管领导批准之后,
由院长办公室主任签批同意的介绍信。
(3)
得到领导签批同意后,应持领导的同意意见和学院批准成立该
单位的正式文件原文再到指定部门办理印章刻制。
(4)因单位印章磨损需刻制新印章:
①将磨损的旧印章交院办公室机要室。
②持部门刻章申请到学院办公室,由办公室主任签批,部门工作人员
办理印章刻制。
三、印章启用
新成立机构刻制好的印章和因单位名称变更、机构撤并、公章样式改
变等原因刻制的印章均须送学院办公室机要室备案。学院办公室印发印章
启用通知后,新刻制的印章方可使用,原机构印章同时作废。
四、印章保管
1.学院校印章由学院办公室保管。
2.院内部门印章由各单位指定综合素质好,保密观念强,坚持原则的
人员保管。
五、印章使用范围
1.学院校印章使用范围:
(1)以学院校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、公函
等,以学院校名义向院内部门印发的文件,以学院校名义向院外发出的函
件;
(2)以学院校名义签署的对外合作交流协议、经济合同;
(3)校内人员因公、因私办理出国审批手续时的相关文件及材料;
(4)以学院校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、
荣誉证、聘书等;
(5)院内各部门申报国家、部委、省、市科研课题和购买设备等相关文
件及材料;
(6)以学院名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务、
办理因公、因私出国手续的介绍信;
(7)按照有关方面要求应加盖学院校印章的文件、材料等。
2.部门印章使用范围
(1)向院领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等;
(2)因公务需要由部门开出的向学院办公室申请办理“学院介绍信”
的介绍信;
(3)与院外同级(含以下)单位联系、商洽工作的介绍信和公函等。
六、申请使用学院印章程序
1.以学院校向院校外发出的文件或校内部门印发的文件
(1)主管院领导签发、会签文件;
(2)学院办公室修改、审核、制作、复核文件;
(3)机要室文件编号;
(4)机要打字室印制文件;
(5)学院办公室机要室用印。
2.院内部门报请院领导审批的文件
(1)报送部门呈院领导审批;
(2)主管院领导审批文件;
(3)报送部门持领导批件到办公室用印。
3.以学院校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣
誉证、聘书等:
(I)证件制发部门填写“使用院校印申请单”。
2
()证件制发部门负责人在申请单上签字并加盖部门印章。
(3)证件制发部门持“使用院校印申请单”和证书名册到办公室用印。
4.办理毕业证、学位证复印件:
(1)将毕业证、学位证原件制作成证书复印件。
(2)持证书复印件及原件到办公室按规定用印。
5.按照有关要求应加盖学院校印章的文件、材料、图纸等:
(1)呈院校领导审批。
(2)主管院校领导审批文件。
(3)报送部门持领导批件到办公室用印。
6.以学院校名义开出的对外联系工作、证明身份的介绍信:
(1)到部门开具办理学院校介绍信的证明。
(2)持部门证明到学院办公室办理办理学院校介绍信。
7.学院
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