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年度采购合同归档

合同编号：__________

合同双方：

甲方：（全称）

地址：

联系方式：

乙方：（全称）

地址：

联系方式：

鉴于甲方为合法成立并有效存在的企业，乙方为合法成立并有效存在的供应商，双方为了明确双方在年度采购活动中的权利和义务，经友好协商，达成如下协议：

第一条合同标的

1.1本合同所指的年度采购合同归档，是指甲方将乙方在一年内提供的所有货物、工程或服务的相关文件、资料和证明进行整理、分类、归档，以便于后续的查询、审计和管理。

第二条归档内容

（1）货物或工程的所有技术文件，包括但不限于设计图纸、技术规范、操作手册等；

（2）货物或工程的验收文件，包括但不限于验收报告、验收证明、质量检测报告等；

（3）货物或服务的所有合同文件，包括但不限于合同协议、补充协议、变更协议等；

（4）货物或服务的所有发票、付款凭证和报销凭证等财务文件；

（5）与货物或服务相关的所有沟通记录，包括但不限于电子邮件、传真、电话记录等；

（6）其他甲方认为需要归档的文件和资料。

2.2乙方应在提供归档内容的同时，确保所有文件的完整、真实、准确和有效。

第三条归档方式和时间

3.1乙方应按照甲方的要求，采用纸质文档和电子文档两种方式进行归档，并确保文档的清晰、整洁和有序。

3.2乙方应在每一笔货物或服务完成后，按照甲方的规定时间要求，将相关归档内容提交给甲方。

第四条保密和知识产权

4.1乙方应对在归档过程中获取的甲方商业秘密、技术秘密和知识产权等保密信息予以严格保密，未经甲方许可，不得向任何第三方泄露、复制或利用。

4.2乙方应保证归档内容中的所有文件和资料，不侵犯任何第三方的知识产权，如发生知识产权纠纷，乙方应承担全部责任。

第五条违约责任

5.1如乙方未能按照本合同约定提供归档内容，或提供的归档内容不符合约定，甲方有权要求乙方在规定时间内予以补正，并有权要求乙方支付违约金。

5.2如乙方未能按照本合同约定保密，或侵犯第三方知识产权，甲方有权要求乙方停止违约行为，并有权要求乙方支付违约金，赔偿甲方因此遭受的损失。

第六条争议解决

6.1对于本合同的履行过程中发生的任何争议，双方应通过友好协商解决。

6.2如协商不成，任何一方均有权将争议提交甲方所在地有管辖权的人民法院解决。

第七条其他约定

7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为一年。

7.2本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：

乙方（盖章）：

签订日期：__________

一、附件列表：

1.货物或工程的技术文件

设计图纸

技术规范

操作手册

2.货物或工程的验收文件

验收报告

验收证明

质量检测报告

3.货物或服务的合同文件

合同协议

补充协议

变更协议

4.货物或服务的财务文件

发票

付款凭证

报销凭证

5.与货物或服务相关的沟通记录

电子邮件

传真

电话记录

6.其他甲方认为需要归档的文件和资料

二、违约行为及认定：

1.乙方未能按照合同约定提供归档内容

未提交技术文件、验收文件、合同文件等

提交的内容不符合合同要求

2.乙方未能按照合同约定保密

泄露甲方商业秘密、技术秘密和知识产权

未经甲方许可向第三方透露保密信息

3.乙方侵犯第三方知识产权

归档内容中的文件和资料侵犯第三方知识产权

三、法律名词及解释：

1.甲方：指本合同中作为采购方的企业

2.乙方：指本合同中作为供应方的供应商

3.年度采购合同：指甲方在一年内与乙方进行的采购活动所形成的合同

4.归档：指将合同相关的文件、资料和证明进行整理、分类、存档的行为

5.违约金：指乙方违反合同约定时，根据违约程度向甲方支付的金钱赔偿

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.乙方提交归档内容不齐全或不符合要求

解决办法：要求乙方在规定时间内补正，必要时可协商延长提交时间

2.乙方泄露甲方保密信息

解决办法：要求乙方立即停止违约行为，采取补救措施，必要时可寻求法律救济

3.乙方侵犯第三方知识产权

解决办法：要求乙方立即停止违约行为，更换归档内容，必要时可解除合同并追究法律责任

五、所有应用场景：

1.甲方为乙方提供货物或工程

2.乙方为甲方提供货物或服务

3.甲方对乙方的货物或服务进行验收

4.甲方对乙方的货物或服务支付款项

5.甲方对乙方的货物或服务进行评价和审计

6.甲方对乙方的归档内容进行查阅和管理