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档案管理制度的组织架构与责任分工
汇报人：XX
2024-01-12
引言
档案管理制度概述
组织架构与责任分工
档案收集与整理流程
档案保管与利用措施
检查、评估与改进建议
引言
01
03
履行法定职责
依法依规开展档案管理工作，确保档案工作的合规性和规范性。
01
建立健全档案管理制度
确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提高档案管理效率。
02
适应信息化发展趋势
推动档案管理数字化、网络化、智能化发展，提高档案利用效率。
档案管理部门及人员
包括档案管理部门负责人、档案管理员等。
档案管理制度概述
02
档案管理制度是指对档案进行收集、整理、保管、利用等一系列活动所必须遵循的规定和准则。
档案管理制度是确保档案信息安全、完整、可用的基础，对于保障组织记忆、促进知识管理、支持决策制定等方面具有重要意义。
重要性
定义
根据档案的性质、内容和读者利用需求，采用逻辑分类方法进行分类，并采用统一的标识符号进行标记。
档案的分类与标识
明确档案收集的范围、要求和方式，对收集到的档案进行整理、编目，形成可供检索利用的档案信息资源。
档案的收集与整理
制定档案的保管期限、保管方式和保管要求，采取必要的保护措施，确保档案的安全、完整和可用性。
档案的保管与保护
规定档案的利用方式、服务范围和服务要求，提供便捷的档案检索、查阅、复制等服务，满足读者的利用需求。
档案的利用与服务
提高档案管理水平
通过实施档案管理制度，规范档案管理流程，提高档案管理的标准化、专业化水平。
促进知识共享与创新
通过档案的收集、整理和利用，可以促进组织内部的知识共享和交流，推动组织的创新和发展。
保障档案信息安全
档案管理制度的实施可以加强对档案信息的保护，防止档案信息的泄露、篡改和破坏。
支持决策制定
档案管理制度的实施可以为组织的决策制定提供全面、准确的历史数据和背景信息，提高决策的科学性和有效性。
组织架构与责任分工
03
档案委员会
成立档案委员会，由公司高层领导、相关部门负责人和档案管理专家组成，负责审议和决策档案管理的重大事项。
档案管理部门
设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理、维护和利用。该部门应配备专业的档案管理人员，具备档案管理和相关领域的专业知识。
档案库房
建立专门的档案库房，用于存放档案实体，配备相应的设施和设备，确保档案的安全、完整和可用性。
负责制定档案管理制度和规划，组织、协调和监督档案管理工作，确保档案管理制度的有效实施。
档案管理部门负责人
负责审批档案管理制度和规划，关注档案管理工作的进展和成效，为档案管理工作提供必要的支持和保障。
公司高层领导
负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作，确保档案的完整、准确和及时。
档案管理人员
负责配合档案管理部门做好档案的收集、整理和移交工作，督促本部门人员遵守档案管理制度。
相关部门负责人
档案收集与整理流程
04
明确档案收集的范围，包括各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
收集范围
收集方式
收集要求
通过定期移交、主动收集、征集、购买等方式进行档案收集。
确保收集的档案真实、完整、准确，符合归档要求。
03
02
01
遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。
整理原则
对收集来的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。
整理流程
确保档案整理的科学性、规范性和系统性，提高档案利用效率。
整理要求
档案保管与利用措施
05
1
2
3
建立完善的档案分类体系，确保档案按照统一的标准进行分类、编目和标识，便于后续的检索和利用。
档案分类与编目
设立专门的档案室或库房，配备专业的存储设备，确保档案在适宜的环境中安全、完整地保存。
档案存储与保管
制定档案安全管理制度，采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案实体和信息的安全。
档案安全与保护
档案检索与查询
建立档案检索系统，提供多种检索方式，如关键词检索、全文检索等，方便用户快速准确地查找所需档案。
档案借阅与复制
制定档案借阅和复制制度，明确借阅和复制的程序和要求，确保档案在利用过程中的安全和完整性。
档案开发与编研
积极开展档案开发工作，对档案进行编研、汇编和出版，发挥档案的历史文化价值和社会教育功能。
档案数字化与信息化
推进档案数字化和信息化工作，将纸质档案转化为数字信息，实现档案的电子化管理和网络化利用，提高档案利用效率和管理水平。
检查、评估与改进建议
06
制定档案检查计划，定期对档案进行全面检查，确保档案的完整性和安全性。
定期检查
针对档案管理中的关键环节和重点领域，开展专项评估，深入分析问题，提出改进措施。
专项评估
将检查和评估结果及时反馈给相关部门和人员，以便及时采取措施加以改进。
结果反馈
根据检查和评估结果，对档案管理制度进行完善，提高档案管
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