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设备档案归档流程与方法档案局业务科2005.12一、设备档案归档范围与保管期限社区设备档案定义指社区在购置、安装、调试、运行、维护管理设备的过程中形成的应归档保存的各种文件材料。归档范围与保管期限二、设备档案归档要求原则上一件设备一卷，计算机与配套打印即可立一卷；归档时间：在订货完成后归档；随箱文件归档；安装调试完毕后归档；使用时随时归档；上级机关直接送的，应归档开箱随机文件，并注意设备运行时文件的归档。没有随机文件的，应注意运行文件的归档。三、设备档案归档整理方法分类在本单位全部设备档案范围内以各个型号的设备为分类单元划分设备档案的类别。编号S—1—1???说明：S-1-1代表第一件设备的第一盒S-1-2代表第一件设备的第二盒依此类推……S-2-1代表第二件设备的第一盒………设备代号设备顺序号同一设备盒号l组卷以每台设备为单位分别组卷l排列前期购置材料；开箱验收材料；安装调试材料；随机图样；设备维修。一般要求：文字在前，图纸在后。l编目1、卷内文件目录及备考设备档案同样要求每盒档案内前有目录后又备考，均竖排。具体见图。2、设备档案盒设备档案盒统一使用科技档案盒。项目填写规则。3、案卷目录案卷目录是对每盒设备档案的登记，案卷目录是统一专用目录，外有塑料皮封面。一盒设备档案在案卷目录中登记一条，按照规定的项目填写。四、需要注意的事项1、设备档案和与文书档案盒不一样，设备档案目录与文书档案目录也不一样。2、档案盒内的文件不需要放在塑料袋里或信封里，计算机有关的线也不需要归档放入盒内。3、设备档案档号章与文书档案档号章不同，有条件的可买专用设备档号章，也可以直接在盒内每份文件右上角标注顺序号，注意必须与卷内文件目录上序号一致。（启动盘、恢复光盘等也都各算作一件，可在装光盘的塑料盒中插入纸写明序号）设备档案归档整理完

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