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会议管理工作指引

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修订记录

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1.目的

为进一步规范公司会议管理，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，

提升公司运营效率，特制订本指引。

2.适用范围

适用于集团规定的定期会议及组织的各种临时性会议，集团下属公司参照执行。

3.原则

3.1.必要性。在开会之前，考量会议召开的必要性，对于可开可不开的会议则坚决不开。

3.2.高效性。召开会议应注重实效，主题鲜明，准备充分。

3.3.规范性。依照规定程序发起会议，有序、高效的组织会议的开展。

3.4.精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部

署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。

4.术语与定义

4.1.集团级定期会议：集团高管参加的定期召开的各类会议，如总裁办及总裁办扩大会议、项目开发

决策类会议等，具体见《会议卡片》。

4.2.集团级临时会议：集团高管参加的临时召开的各类会议。

4.3.跨部门协调会议：协调集团各部门间工作或工作争议的跨部门会议。

4.4.部门会议：本部门内部会议。

5.职责

《会议卡片》中已明确部分集团级定期会议的发起人、召集人、主持人、决策人、参会人员信息。

对于《会议卡片》之外的会议，相关人员职责如下。

5.1.会议发起人

5.1.1.负责会议的发起、倡议工作。

5.2.会议召集人

5.2.1.主责部门负责人或其分管领导。

5.2.2.负责会议的整体组织工作。

5.2.3.负责阐述、解释说明主责议题，为领导决策提供支持。

5.2.4.可指定本部门人员负责会议通知、会议组织、会议资料收集、会议记录、会议纪要整理及签发、

会议决议跟踪落实等具体工作。

5.3.会议主持人

5.3.1.负责会议的主持工作。

5.3.2.控制会议的气氛。

5.3.3.控制会议时间、推动会议的进程。

5.3.4.协调与会人员的发言。

5.3.5.进行会议讨论的总结、整理会议决议要点以便与会人员确认。

5.4.会议决策人

5.4.1.会议议题对照《某知名房地产经营管理关键事项权责手册》中事项有决策权的人员。

5.4.2.当与会成员之间不能达成共识、不能实现相互承诺、资源不能完成相互支持和配置时，由会议决

策人作最后决策。

5.5.参会人员

5.5.1.根据会议召集人要求，参与会议并提出意见或建议。

5.5.2.对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。

5.5.3.需提前了解会议资料，并提出建议。

5.6.集团人事行政部

5.6.1.负责总裁办及总裁办扩大会议的组织工作。

5.6.2.负责集团各会议室的使用协调工作。

5.6.3.负责集团各会议室设备的准备及维护管理工作。

5.6.4.协助集团各部门完成相关会务工作。

5.7.集团各部门

5.7.1.负责本部门会议及主责专题会的组织及相关工作。

5.7.2.对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。

6.关键活动

6.1.会议安排

6.1.1.会议安排原则

1)小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从定期会议；

2)各类会议的优先顺序为：集团级定期会议、集团级临时会议、跨部门协调会议、部门会

议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

6.1.2.会议召集人确定是否符合会议召开条件（包括会议议程是否明确、会议资料是否准备充分等、是

否就主要议题有充分沟通）,若符合再进行会议通知。

6.2.会议准备

6.2.1.召开预备会

1)原则