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电子档案管理办法

电子档案管理办法

第一章总则

第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。

第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。。

第四条电子档案管理应遵循的原则如下：

1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；

2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；

3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；

4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；

5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；

6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。

第二章电子档案的创建和采集

第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：

1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；

2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；

3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。

第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。

第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。

第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。

第三章电子档案的存储和归档

第九条电子档案的存储应遵循以下要求：

1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；

2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；

3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。

第十条电子档案的归档应遵循以下要求：

1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；

2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；

3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。

第四章电子档案的检索和利用

第十一条电子档案的检索应遵循以下要求：

1.建立便捷的电子档案检索系统，提供多种查询方式，如关键词查询、范围查询等；

2.检索系统应具备高效、准确的搜索功能，提高检索效率；

3.对于涉及隐私和机密的电子档案，应加密并设置权限控制。

第十二条电子档案的利用应遵循以下要求：

1.合法合规使用电子档案，不得用于非法目的；

2.对于有保密要求的电子档案，应加强安全措施，防止泄露和篡改；

3.电子档案的利用应服务于相关业务活动，提高工作效率和质量。

第五章电子档案的保护和销毁

第十三条电子档案的保护应遵循以下要求：

1.加强电子档案的安全保护措施，建立完善的安全管理体系；

2.对于涉及个人隐私和商业秘密的电子档案，应加密并设置权限控制；

3.针对可能发生的电子档案损坏、丢失和篡改等情况，建立相应的应急处理机制。

第十四条电子档案的销毁应遵循以下要求：

1.根据档案保管期限和相关规定，执行电子档案的销毁工作；

2.电子档案的销毁应确保彻底和不可恢复，避免信息泄露。

附件：

1.电子档案管理系统数据备份计划

2.电子档案归档示意图

3.电子档案安全保护措施表

法律名词及注释：

1.电子档案：经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。

2.档案保管期限：指档案管理部门规定的档案需要保留的时间。

3.元数据：描述和定义数据的数据，即描述数据特征和结构的数据。