销售跟单员的工作职责(参考).pdfVIP

销售跟单工作职责

一、跟单员基本工作及要求

（1）销售订单处理

客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员

都应将它们转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订

单，订单处理与回复不得超过24小时。

下单时，我们要留意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量、交期的沟通等。

客户的订单原件依据订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。

书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺当的交给客户，收

回应收回的款项。

（2）销售送货支配

依据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存状况及在途物

料等状况支配销售发货。

为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，

当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通支配好次日的发货支配并做好初步的发货

单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如因销售

发货支配有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员担当相应责任。

涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员支配发货须要与销售主管和财务做相应的

沟通。产品短缺时先安排给主要客户。

（3）生产库存跟踪

将客户订单结合库存状况转化成定额发料单交付生产或外协：肯定要把客户要求在生

产单上写清晰。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

并且，不同客户下达的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以便

提高生产效率。

交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，

原则上交货期误差限制在1-2天。

生产过程中，如有意外状况不能满意客户的要求时，肯定要刚好将状况反映到公司最高

层，最终找到解决的方法。

小样：打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满意客户的要求，同样也是大货和产

的依据。一般状况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

修改定单一般状况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产

订单。

（4）销售回款跟踪

填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员供应精确刚好的收款信息。客户

未刚好回款的要向销售主管提示并报知财务留意。

到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。

每月度结束后，销售跟单必需与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。

（5）客户档案的管理

新客户刚好登记客户登记表：务必将客户的精确的名称，地址、联系人、、、结

算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；

客户产品价格信息刚好填写或者更新进客户登记表，以便保持数据的精确性，削减对账

送货工作的困难性。

客户资料有变更的必需刚好变更。

（6）计算报价单

客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，须要填写报价单报财务和总

经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。

客户产品是运用新材料的，接到客户订单时必需请示总经理客户报价是否须要做变更，如

需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。

（7）客户服务

客户来访接待：客户来访应当做到热忱周到，假如因故不能接待的，务必请其它员工代为

接待，并跟踪记录客户来访状况。

样品的寄送与登记：客户须要样品时与客户沟通清晰后送样给客户，并跟踪回访样品状况。

客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的缘由，并要实行措施，找到

对策，避开下次出现。

客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行

返修好后再出货。很严峻的就重新生产，补单生产再送货。还有采纳相互让步的折扣法。

有时只能按客户的要求来处理。