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用户接待管理步骤
目标:接待工作是树立企业形象关键窗口,良好而又严谨接待过程能够显示出企业行事风格和企业文化。不仅会给用户留下深刻印象,同时会为企业业务发展起到推进作用。
接待分类
A级:贵宾接待-关键客人;用户属于企业高层,代表用户对我企业进行商务考察,进行供给商认证或是整体品质交流及政府领导接待。
B级:业务接待-业务用户接待。
C级:一般接待-通常来访客人接待。
接待场所
企业内部:用户等候休息区(企业宣传册,杂志,茶艺等)
产品展示厅
多功效会议室
高端私人洽谈室(和总经理办公室合并使用)
企业外部:不一样等级食宿、餐厅、酒店;
不一样等级娱乐场所:KTV、酒吧、体育活动等场所。
职责
1、由商务部(销售部)通报用户来造访时间、人数、用户背景、大致目标;
2、行政部和财务部及总经办商讨企业内部准备工作和相关注意事项;
3、确定企业最高领导是否参与接待;
4、销售部或会议主导部门负责接待用户交通工具、餐饮招待安排,负责给出整个接待步骤大致时间,而且知会到相关部门经理。由商务部负责接待内容计划制订,最少提前两天向行政部提交《接待计划表》。由行政部负责安排提供良好接待环境及用具,安排客人食宿预定及礼品。
5、由行政部负责通知相关人员到位及准备注意。相关部门负责全程陪同,洽谈。相关责任人员做好接待信息统计。
准备
1、招待品:水果、饮料、茶艺、留恋工艺品等。
2、卫生检验:必需时全企业提前进行5S检验;
3、门口欢迎口号、会议室接待牌用户名称、会议室使用时间、开会用影音设备;
4、企业花草、公共设施修整、产品展示厅卫生;
5、对保安等进行接待前培训,关键是服装和接待礼节等;
6、用户车位预留。
住房标准
A级:五星或四星级酒店
B级:四星或三星级或商务酒店
C级:三星级酒店,商务酒店或一般标准客房
接待步骤(按接待标准节选)
内容
步骤
责任人
步骤相关
注意事项
准备
1、依据用户关键性制订《接待计划》
2、申请部门填写《接待申请表》
3、准备介绍资料和产品
4、通知行政部门配合
5、行政部通知相关人员做好准备
商务部
销售部
行政部
总经办审批
卫生环境;
职员着装;
提前准备好茶点果盘,香烟,烟灰缸,纸巾;
和之匹配茶具器皿;
提前调试影音设备。
迎宾
陪同人员提前在指定迎宾地点迎接;
依据来访规模决定是否设置签到台花篮等;
商务人员介绍主宾双方握手致意
由主持人员率领进入休息室或直接进入会议室。
商务经理
陪同人:
总经理
副总经理相关人员
介绍时我方人员主动递交名片
座谈
由商务经理引导贵宾进入会议
行政部上茶
由我方做一个总结后引入正题
相关文员需全程统计谈话内容
留一位行政或服务人员在场随时等候服务
商务经理
行政人员
摄影(像)人员
陪同人:
总经理
副总经理相关人员
需提前在桌边摆放会议所需资料
提前调试设备
准备白板笔板擦等会议用具
会议桌摆放名字牌,花盘,小吃,笔,会议用简易本,纸巾。
参观
依据用户类型选择:
设计部
生产部
样品展示区
厂区等
商务经理
专业讲解人员
摄影(像)人员
陪同人:
总经理
副总经理相关人员
参观区域准备(卫生、人员着装、专业介绍等)
职员工作状态
欢送
由商务经理(或总经理)引导贵宾于门牌处合影
由行政人员为贵宾送上礼品;
陪同人员需送到贵宾上车或酒店
提前准备好礼品放置于前台
送礼品时商务经理要负责介绍。
对贵宾要注意开门等细节。
接待计划表
单位名称
接待部门
贵宾等级
接待责任人
贵宾人数
接待时间
贵宾联络人
用餐
□是□否
参观
□是□否
会议
□是□否
来访事由
接待物品
□茶□烟□咖啡□水果□饮料□纸巾
□白板、白板檫、白板笔□投影仪□电脑□笔记本□笔□企业资料
其它:
用车规格:
用餐规格:
住宿规格:
接待说明
申请人
总经办
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