合同档案管理标准化管理规定.docx

合同档案管理标准化管理规定

合同编号：__________

合同双方：

甲方：（全称）

乙方：（全称）

鉴于甲方为乙方提供合同档案管理服务，为确保双方权益，经甲乙双方友好协商，特订立本规定。

第一条定义与范围

1.1本规定适用于甲方为乙方提供的合同档案管理服务，包括但不限于合同文件的收集、整理、归档、查询、分发等工作。

1.2本规定不适用于甲方为其他客户提供的合同档案管理服务。

第二条甲方权益

2.1甲方负责对乙方提供的合同文件进行管理，确保合同文件的安全、完整、准确。

2.2甲方有权要求乙方提供必要的协助，包括提供合同相关信息、解答甲方提出的疑问等。

2.3甲方在提供合同档案管理服务过程中，如发现乙方合同文件存在问题，有权要求乙方及时更正。

第三条乙方权益

3.1乙方有权要求甲方按照本规定提供合同档案管理服务。

3.2乙方有权查阅、复制、打印甲方管理的合同档案。

3.3乙方有权对甲方的合同档案管理服务提出建议和意见，并要求甲方及时改进。

第四条服务内容与要求

4.1甲方应按照乙方提供的合同文件，及时进行收集、整理、归档、查询、分发等工作。

4.2甲方应确保合同档案的安全、完整、准确，防止合同档案丢失、损坏、泄露等。

4.3甲方应建立合同档案管理系统，实现合同档案的电子化、网络化、便捷化。

4.4甲方应根据乙方的需求，提供合同档案的查询、分发等服务，确保合同档案的高效利用。

4.5甲方应定期对合同档案进行审核、清理，确保合同档案的及时更新。

第五条保密与信息安全

5.1甲方应对乙方提供的合同档案予以保密，不得泄露给第三方。

5.2甲方应采取必要的信息安全措施，确保合同档案的安全。

5.3甲方应加强对合同档案管理人员的培训和管理，确保合同档案的安全、准确。

第六条费用与支付

6.1乙方应按照本规定向甲方支付合同档案管理服务费用。

6.2服务费用的具体金额、支付方式等，双方可另行协商确定。

第七条违约责任

7.1如甲方未能按照本规定提供合同档案管理服务，乙方有权要求甲方承担违约责任。

7.2如乙方未按照本规定支付服务费用，甲方有权要求乙方承担违约责任。

第八条争议解决

8.1双方在履行本规定过程中发生的争议，应通过友好协商解决。

8.2如协商不成，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

第九条其他

9.1本规定一式两份，甲乙双方各执一份。

9.2本规定自双方签字（或盖章）之日起生效。

甲方：（盖章）

乙方：（盖章）

签订日期：__________

一、附件列表：

1.合同双方资质证明

2.合同档案管理服务需求说明书

3.合同档案管理服务费用明细表

4.保密协议

5.信息安全措施方案

6.合同档案管理操作手册

7.培训资料

8.合同履行过程中产生的相关单据和记录

二、违约行为及认定：

1.甲方未能按照本规定提供合同档案管理服务，包括但不限于服务内容不完整、服务延迟、服务不符合约定等。

2.甲方未能确保合同档案的安全、完整、准确，导致合同档案丢失、损坏、泄露等。

3.甲方未按照本规定保密，泄露乙方提供的合同档案给第三方。

4.甲方未采取必要的信息安全措施，导致合同档案遭受未经授权的访问、篡改、删除等。

5.乙方未按照本规定支付服务费用，包括但不限于迟延支付、拒付、少付等。

三、法律名词及解释：

1.合同档案管理服务：指甲方为乙方提供的合同文件收集、整理、归档、查询、分发等工作。

2.保密：指甲方对乙方提供的合同档案予以保密，不得泄露给第三方。

3.信息安全：指甲方采取必要措施，确保合同档案的安全，防止合同档案遭受未经授权的访问、篡改、删除等。

4.违约行为：指合同双方未能履行本规定所约定的义务。

5.违约责任：指合同一方未能履行本规定所约定的义务，应承担的相应的法律责任。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.问题：甲方未能按照约定提供合同档案管理服务。

解决办法：乙方应及时与甲方沟通，要求甲方按照本规定提供服务，必要时可寻求法律途径解决。

2.问题：合同档案丢失、损坏、泄露等。

解决办法：甲方应及时采取补救措施，恢复合同档案的完整性，向乙方道歉，并承担相应的法律责任。

3.问题：甲方泄露乙方合同档案给第三方。

解决办法：乙方应及时与甲方沟通，要求甲方采取补救措施，恢复合同档案的保密性，向乙方道歉，并承担相应的法律责任。

4.问题：甲方未采取必要的信息安全措施，导致合同档案遭受未经授权的访问、篡改、删除等。

解决办法：甲方应及时采取补救措施，加强信息安全措施，防止类似事件再次发生，向乙方道歉，并承担相应的法律责任。

5.问题：乙方未按照约定支付服务费用。

解决办法：甲方应及时与乙方沟通，要