医院采购部工作流程.docx

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采购管理制度与工作流程

一、目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、适用范围：

适用于本医院采购管理。三、内容：

1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈 合同的签订

（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货） 入库

---计划对账 财务结算

采购流程图如下图所示：

采购需求

采购需求

产品采购部

采购计划 审批

寻找供应商

院长/财务

总监

寻价、比价、议价

采购洽谈

合同的签订

院长

财务部确认付

审批

款条件及帐期

建立供应商资料

下单 董事长

审批

验收不合格

交货验收

验收合格

计划对账

退货 入仓

财务结算

采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

供应商的选择和考核：

供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

询价、比价、议价。

合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

财务结算：货物入库后，财务结算

3、申请商品采购流程图

采购部审批（有合同）

采购部审批（有合同）

提出需求

采购订购

各部门

采购部审批（无合同）

院长/财务审

批

各部门提出采购需求，

采购部制定采购计划，由采购部负责人报院长、财务审批；

审批通过后，由采购主管下单。

根据供应商帐期限采购采购人对账

根据供应商帐期限

采购

采购人对账

采购部审批

院长/财务

部审批

财务部付款

采购商品入仓后，做应付款计划

计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；

采购部审批到期应付款

院长批准付款

5、商品到货验收流程

仓管验货

仓管验货

仓管打入库单

成本会计审核入库单

进仓

仓库根据供应商送货单验收产品

验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复

6、退货流程

同意

同意

退单

退货申请单

采购部审核

仓库

供应商

报损

退货部门填写退货申请单，写明原因

采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请

审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单

不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%

四、采购管理制度：

建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。

建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。

每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、采购部职责

采购部工作职责

1.制定并完善采购制度和采购流程：

根据本院的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；

负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；2.制定并实施采购计划：

根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；

审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；

组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；

根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；

（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；3.采购成本预算和控制：

编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；

采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；

（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；4.选择并管理供应商：

根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；

建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；

不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；

制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商