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公司音像档案管理规范

1.目的

为规范和加强XXXX公司（以下简称公司）音像档案管理，

确保音像档案的齐全、完整与安全，特制定本规范。

2.范围

本规范明确了音像档案的管理职责，规定了音像档案的收集、

整理、归档等业务工作的管理要求。

本规范适用于公司及子公司音像档案的管理。

3.依据

本规范依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本规

范）：

《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

《XXXX公司（集团）档案管理规定》

4.定义

音像档案是指公司及子公司在各项活动中形成的、以动态的

声音或图像为主要反映方式的、具有保存价值的音像材料。

视频文件是指用视频设备获得的动态图像文件。

音频文件是指用音频设备获得并以声音为信息表达方式的

文件。

5.管理职责

公司及子公司音像材料形成部门负责音像材料的形成、积累、

收集和鉴定；负责将具有保存价值的音像材料转换为音频和视频

文件，并移交至档案管理部门；负责录音带、录像带等音像材料

的保管。

公司办公厅作为公司档案管理部门负责对公司及子公司音

像材料的形成、积累、整理、归档等工作进行指导、监督和检查，

对归档的音视频文件进行保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工

作，确保音像档案的完整、有序。

子公司综合部负责对本单位音像材料的形成、积累、整理、

归档等工作进行指导、监督和检查，对归档的音视频文件进行保

管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保音像档案的完整、

有序。

6.归档范围和保管期限

6.1凡是反映公司及子公司各项活动的、具有保存价值的音

像材料都属于音像档案的归档范围，详见《音像档案分类、归档

范围和保管期限表》（附1）。

6.2根据企业档案保管期限划分方法，结合音像档案内容，

将音像档案保管期限确定为永久。

7.归档要求

归档时间：应在音像材料形成的第二年4月底前移交归档。

音像材料形成部门将音像材料（包括录音带、录像带）按照

以下格式刻录成光盘移交档案管理部门。

（1）视频文件的通用格式为MPEG-4、AVI。（2）音频文件

的通用格式为WAV、MP3。

归档音像材料需通过播放设备检查以下内容，与文字说明相

符。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄制

人等要素，概括揭示音视频文件所反映的主要内容。

（1）影像记录应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准

确，被摄主体不能有明显失真变形现象。

（2）声音记录须内容完整，声音清楚。

音视频文件的录制时间一般应按照自然时长，原则上一次活

动归档一套。

音视频文件的信息著录应真实、准确、完整揭示音像材料的

内容和形式特征。

8.归档程序

归档程序包括音像材料的收集、整理、审核、移交接收、入

库等环节。归档流程图见附2。

8.1收集

音像材料形成部门兼职档案员按照音像档案归档范围将本

部门形成的音像材料进行收集、积累，确保音像档案的齐全、完

整和安全。

整理音像材料形成部门兼职档案员按照整理要求对音视频

文件进行分类、排列、编号、编目等。

审核音像材料形成部门负责对本部门收集的音视频文件质

量进行审核并由部门负责人签字确认。

移交接收

音像材料形成部门兼职档案员编制移交目录（式样见附3），

并将审核通过的音视频文件刻

成光盘一并移交到档案管理部门。

档案管理人员依据移交目录对音视频文件进行清点、检查、

验收。不符合要求的退回整改，

全部符合要求后，在档案交接文据（式样见附4）上签字确

认并接收。

移交目录一式两份，移交部门和档案管理部门各存一份。

8.5入库

档案管理人员将接收的音像档案光盘按照《光盘档案管理规

范》进行整理后入库。

9.整理

整理工作包括分类、排列、编号、编目等工作。

9.1分类

分类是指依据分类方案标识归档文件分类并确定其保管期

限的工作。

分类原