采购付款中的风险防范.pdfVIP

采购付款中的风险防范

由于市场竞争日益激烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差异巨大、多种不同

性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等原因，导致企业采购——付款业务变成了舞弊风险的高

发区。另外，在采购——付款业务舞弊风险中，商业贿赂尤为严重。作为企业管理者必须对此有充分的认

识。

而企业采购与付款循环从实践的角度看，主要可以分成五个环节，分别是：采购申请、合同建立、货

物和服务的验收、处理发票、支付货款。这五个环节中每个都有其关键控制点.针对于此，笔者将结合各个

环节中存在的舞弊风险谈一谈付款业务预防的措施和方法.

预防环节一:采购申请

企业采购事项主要包括：生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料

采购、各种服务如保险、水电气、软件、甚至外包项目.所有的采购申请都应当详细地记录备查，在购买之

前获得相应管理层的批准.采购申请应当由申请批准人和采购执行人之外的人提出。采购申请应当包括必要

的信息：采购内容（如实物采购，需说明规格和数量等）、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等.

如为特殊类型采购也应事先规定相应的审批链，例如项目性采购需项目组批准、危险品采购需专业小组批

准等。

风险点1：可能进行未经授权的、欺诈性的或不必要的采购。

控制措施：事先规定相应的审批权限,对特殊采购的范围和审批人进行明确定义。可以通过电子审批系

统进行审批流程设定。如为手工审批，则应保留申请审批的原件,用于在采购和付款环节进行控制.

风险点2：以紧急为由先采购后申请。

控制措施：制定紧急采购流程，减少事后采购。规定事后采购必须提交说明并经过更高级别的审批.将

事后采购的比例作为对部门的考核项目之一，事后采购项目过多说明部门工作计划未做好，也可能是采购

申请流程、采购流程过于拖沓.如果为后者，则应限制采购审批流程的审批时间，提高审批效率。

风险点3:如果公司审批权限依据预计采购金额设定，则可能存在将同一事项分开申请以降低采购申请

的审批级别的问题.

控制措施：这种情况无有效的措施完全规避，但可以在制度中规定同一事项不得分开申请，可以将违

背该事项纳入员工诚信正直条款处理.采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制.付款审核环

节对发票联号情况进行控制。

风险点4：超过审批金额的购买，或同一审批结果重复使用。

控制措施:付款审核时需审验采购申请单原件。如为同一申请分次采购，则有以下几种方法:（1）可规

定原件单独保存,每次采购后在原件中注销;（2）可规定采购申请单使用一次后即不可再用,剩余金额留在下

次重新申请;（3）可以由申请人和采购员之外的人员对申请使用情况用表格进行跟踪,付款审核人员随时可

得到最新的剩余金额信息。第三种方法会带来另外的风险，即如果付款审核由多个人员同时进行,有可能发

生某个付款审核人未及时更新申请金额使用信息,使另外的审核人据以审核的信息非最新信息。这种情况可

以通过网上传递信息或规定严格的处罚措施来降低风险.

预防环节二:合同建立

采购部门应当根据批准的申请内容,在满足公司在质量、价格、技术和服务方面的要求的前提，通过公

正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供货商，建立合同或协议等。采购程序应由申请采购、付款

处理之外的人员进行，目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离.

风险点1：可能发生未经授权的采购。

控制措施：规定可以不需经采购部门寻价而直接采购报销的事项，例如差旅费、政府性收费项目等，

清单之外的采购需求必须通过采购寻价流程.如部门建议不通过采购寻价流程则需要经采购、财务和公司管

理层的联合批准.付款审核部门在审核付款时,对于应经采购寻价的项目，应当审核发票是否与采购批准的价

格、数量相符；对于不需经采购寻价的项目，应审核是否经过批准。

风险点2：申请部门限定品牌或单一供应商，致使公司不能够获得最优产品或最优价格。

控制措施:对限定品牌或供应商的情况规定需书面说明并经过更高级别的审批。限定品牌和供应商只能

由非采购人员进行。

风险点3:采购人员未进行充分比价，可能得不到要求质量的最优惠价格。假如获得了不正确的材料或

服务或得不到完善的技术，则可能产生额外的费用。由于不正确的材料或材料缺乏可用性，挑选的供货商

可能不能在必要时交付材料或服务，导致日程中断或停工。

控制措施：对采购报价轮次、比价方法、价格批准权限进行严格规定，如未按规定进行比价应提交书

面说明并由更高级别的采购经理进行审批.

风险点4