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济源职业技术学院计算思维与信息素养主讲：程亚维济源职业技术学院
邮件合并操作创建主文档和数据源PART04济源职业技术学院设置邮件合并和预览合并结果制作信封寄发通知书
效果图济源职业技术学院
本节重点济源职业技术学院创建主文档和数据源设置邮件合并和预览合并结果制作信封寄发通知书
济源职业技术学院设置邮件合并本节难点
创建主文档和数据源济源职业技术学院1.建立“通知书”主文档创建“新生入学通知书”主文档，操作步骤如下。①启动Word2016，创建“新生入学通知书.docx”文档。②设置上、下、左、右页边距均为“3厘米”，方向为“横向”。③设置页面边框样式为“双实线”。④输入通知书内容，标题格式设置为“宋体、小初”；正文格式设置为“宋体、一号”。“新生入学通知书”主文档设置完成，如图所示。
创建主文档和数据源济源职业技术学院⑤“新生入学通知书”主文档设置完成，如图3-69所示。图3-69“新生入学通知书”主文档
创建主文档和数据源济源职业技术学院2.建立“新生录取名单”数据源制作好“新生入学通知书”主文档后，就要准备数据源了。数据源的文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，但要包括姓名、专业、通讯地址、邮编字段。本例中将数据库中的新生信息导出为一个名称为“新生录取名单”的Excel工作簿，将其中的“Sheet1”工作表重命名为“新生录取名单”，效果如图3-70所示。
创建主文档和数据源济源职业技术学院图3-70“新生录取名单”工作表
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院准备好主文档和数据源之后，利用“邮件合并分步向导”进行邮件合并，操作步骤如下。①在主文档窗口，选择“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”选项组中，单击“开始邮件合并”按钮，在下拉列表中选择“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并”向导第1步窗格，如图3-71所示。图3-71“邮件合并”向导第1步窗格
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院②向导第1步，在“选择文档类型”选项组中，选择“信函”单选按钮，单击“下一步：开始文档”，进入“邮件合并”向导第2步窗格，如图3-72所示。③向导第2步，因为本文档是已准备好的文档，所以选择默认的“使用当前文档”单选按钮，单击“下一步：选择收件人”，进入“邮件合并”向导第3步窗格，如图3-73所示。图3-72“邮件合并”向导第2步窗格图3-73“邮件合并”向导第3步窗格
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院④向导第3步，在“选择收件人”选项组中选择“使用现有列表”单选按钮。单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，选择已保存好的Excel表格，出现“选择表格”对话框，如图3-74所示。选取“新生录取名单$”，单击“确定”按钮，然后打开“邮件合并收件人”对话框，如图3-75所示。选中“全选”复选框，单击“确定”按钮，重新回到Word2016窗口。图3-74“选择表格”对话框图3-75“邮件合并收件人”对话框
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院⑤单击“下一步：撰写信函”，进入“邮件合并”向导第4步窗格，如图3-76所示。图3-76“邮件合并”向导第4步窗格
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院⑥向导第4步，将光标定位到文档开头的收件人姓名位置，单击“其他项目”按钮，出现“插入合并域”对话框，如图3-77所示。选择“姓名”，单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮，完成“姓名”域插入。再将光标定位到专业前的位置，用同样方法插入“专业”，完成“专业”域插入，效果如图3-78所示。图3-77“插入合并域”对话框图3-78插入“姓名”和“专业”域后的主文档
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院⑦单击“下一步：预览信函”，进入“邮件合并”向导第5步窗格，如图3-79所示。主文档预览效果如图3-80所示。⑧向导第5步，单击“下一步：完成合并”链接，进入“邮件合并”向导第6步窗格，如图3-81所示。图3-79“邮件合并”向导第5步窗格图3-80主文档预览效果图3-81“邮件合并”向导第6步窗格
设置邮件合并和预览合并结果济源职业技术学院⑨在“完成合并”选项组单击“编辑单个信函”，打开“合并到新文档”对话框，如图3-82所示。默认合并记录为“全部”，生成新文档。⑩此时，Word2016会自动新建“信函1”文档，其内容为数据源中各个学生的新生入学通知书。效果如图3-83所示。将文档“信函1”另存。至此，邮件合并操作完成。图3-82“合并到新文档”对话框图3-83“邮件合并”设置效果
制作信封寄发通知书济源职业技术学院制作好通知书以后，还需要打印信封，将通知书以纸制的形式邮寄出去。这项工作可以使用邮件合并中“信封和标签”功能
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