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公文管理办法

第一章总则

第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度

和行文质量，特制定本办法。

第二条本办法适应于公司各部门。

第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系

企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈

文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。

公司公文按使用功能划分为以下种类：

（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下

发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营

工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关

系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；

（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、

作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；

（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；

（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调

度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；

（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结

和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

第二章职责

第四条公司有关人员和部门职责

（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的

批复；

（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件

的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；

（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负

责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；

（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制

度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管

理工作；

（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件

归档、保管和日常查阅、影印管理工作。

第三章公文格式

第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2

厘米，左页边距为2.5厘米；

第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字；公文字号字体为仿

宋体，小四号字；行文标题字体为黑体，小二号字；主送单位为加粗仿宋体，小四号字；

正文字体为仿宋体，小四号字；其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小

二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字；主题词为加粗仿宋体，小

四号字；页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字；

第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行；

第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正

文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、

页眉标号、页脚注码等：

（一）公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行

文标题一般不加书名号和其他标点符号；

（二）公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类；

（三）公司公文外发时一般只标明一个主送单位；如果需要送、报另一个或几个单位

时，可以用抄送、抄报的形式标明；

（四）发文时间以领导签发日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准；

（五）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；

（六）公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。

（七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文应将主发单位排列在前；

（八）文字一律从左至右横写横排；

（九）公文按照行政管理原则，只发