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饲料有限公司记录管理制度

饲料有限公司记录管理制度

1.目的对《饲料质量安全管理规范》所使用的内部和外部文件进行控制，确保文件的有效运行、延续性和追溯性。

2.适用范围

本规定适用于本公司内部制定的文件和所引用的外部文件、法规、标准等。

3.管理职责

3.1内部文件的编制、修订与作废责权

文件层次

名称

编制、修订、作废

审批

收发管理部门

一级

管理制度

部门主管

总经理

行政人事部

二级

操作规程

部门主管

总经理

行政人事部

三级

记录格式

部门主管

总经理

行政人事部

3.2外部文件

外部文件统一登录于《外部文件目录》中，外部文件依其版次为版次，若无新版时将其作为原版登录。

4.具体条款规定

4.1定义

4.1.1第一级文件：管理制度——定何人、何时、在何地、做何事。

4.1.2第二级文件：操作规程——指导作业人员操作。

4.1.2第三级文件：记录格式——用以收集、传递资讯，控制作业流程和证明作业已符合要求。

4.1.3外部文件：法律、法规、规章、标准、规范、检测方法和图纸等。

4.2文件格式

4.2.1一级文件的内容框架均为：1.目的2.适用范围3.管理职责4.具体条款规定5.支持性文件或记录表格。

4.2.2二级文件的内容格式按照《饲料质量安全管理规范》的要求进行。

4.2.3三级文件的内容格式按照《饲料质量安全管理规范》的要求进行。

4.3文件章节编码顺序

1.→1.1→1.1.1→→a……

b……

┊

→a……

b……

┊

2.→2.1→2.1.1→→a……

b……

┊

→a……

b……

┊

4.4文件版号

版号原版为A/0，第一次修订为A/1，第二次修订为A/2，修订四次或有大的改动时需换版为B/0，以此类推。

4.5文件编号

4.5.1管理制度、操作规程、表格的编号由行政人事部统一编制，其它部门不得自行编号。

4.5.2制度文件编号

□□□□—□—□□□

文件流水号

文件层次1

公司简写（如****）

4.5.3操作规程文件编号

□□□□—□—□□□

文件流水号

文件层次2

公司简写（如****）

4.5.4记录表单编号

□□□□—□—□□—□□□

文件流水号

部门简写（PG、SC）

文件层次3

公司简写（如****）

4.5.5表单版本Rev:□/□

修订次

版次

4.5.6文件流水号：一级文件采用三位数字，001~999代表文件顺序号；二级文件采用四位数字，0001~9999代表文件顺序号。

4.5.7表单版号原版为A/0，第一次修订为A/1，第二次修订为A/2，修改四次或有大的改动需换版为B/0，以此类推。

4.5.8外部文件的管理

外部文件以字母“W”加上接收文件先后产生的四位数字流水号进行编号：

W-□□□□，W—外部文件简称，□□□□—流水号。

4.6文件的分类

文件分为受控文件和非受控文件，受控文件加盖“受控”印章。

4.7文件的编制、审批与修订

管理制度、操作规程、记录格式由行政人事部负责组织各部门人员编制及修订，由行政人事部经理审核，总经理批准，行政人事部发布。

4.8文件的印发及销毁

4.8.1行政人事部发放文件注明分发号并加盖“受控”印章，由领用人签名领取，并填写《文件发放及回收记录》，以便追溯。

4.8.2现场使用的工艺参数和流程制作成看板的应与经审批的文本保持一致，使用部门制作完毕后，由行政人事部审核，看板文本作为受控文件管理。

4.8.3发放文件时确保质量管理体系运行的各个场所都应有文件的有效版本，失效文件及时撤换并填写《文件发放及回收记录》，需作保存的作废文件（如为法律或积累知识为目的所保留的作废文件）加注“保留供参考”后存档，其它作废文件统一销毁。

4.8.4公司内严禁使用复印或拷贝“受控”文件，一经发现，由归口部门负责追查责任并收回销毁或删除。需追加领用“受控”文件时，由岗位人员提出，归口部门发放。

4.8.5当文件破损严重，影响使用时，可将文件交回原发放部门更换，文件发放部门按原来的分发号发给。破损文件由发放部门负责销毁并作登记。

4.8.6文件持有人应爱护文件，不得丢失或转借他人，一旦丢失及时报文件发放部门，按程序办理补发手续，发放时注明丢失的分发号，同时给予新的分发号。

4.9文件的存档

4.9.1文件原件由发放部门负责归档，文件持有人负责文件的保存。

4.9.2临时借用文件到文件发放部门借阅并作好登记，按期归还。

4.9.3电脑备份的受控文件由文件归