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文件管理办法范文(5篇)
文件管理办法范文(通用5篇)
文件管理办法范文篇1
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作,特制定本制度,适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核,及负责本部门对公司内部发文的审批,并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核,用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文:请示,报告,计划,总结;
3、2下行文:批复,决定,通知,通告,通报,制度,规定;
3、3平行文:信函,会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度,用来确定文件发送方式及办理速度,统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:
4、5标题统一使用二号或三号黑体字,放在居中位置;
4、6正文统一使用四号或小四宋体字,与主送单位等保持一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号,行间距为1、5倍,以清晰、美观为原则;
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的,应在正文之下、发文单位落款的左上侧,专行空两格注明附件:字样;如果附件较多,还须编上序号;文件无附件的,无须注明;
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行(此页无正文)字样;落款字体与正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般应写发文日期;
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;
4、9、3重要的文件写签发的日期;
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理,管理中心文号由物业部统一管理;
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后,由管理印章的人员用印并进行登记;
6、3印章应盖在落款和年月日中间,即骑年盖月位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7、2正规文件应尽量打印,并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明同意发文字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;
7、4用印。印章管理人员依据规定加印,并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表,并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件,还要填写文件处理单,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内,内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后,由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部,由行政人事部进行整理存档工作。
8、相关文档
8、1文号编码规则
8、2文件编号使用登记表
8、3对外发文登记表
8、4对内发文登记表
8、5收文登记表
8、6文件处理单
8、7传阅单
8、8用印登记表
8、9对外发文格式
8、10对内发文格式
8、11报告总结格式
文件管理办法范文篇2
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导
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