行政接待流程及标准样本.pdfVIP

行政接待流程及原则

一、目

为树立公司品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼

貌、服务周到、规范接待，原则管理，成本控制”原则制定本原

则。

二、范畴

本原则合用于公司各类接待工作。

三、职责

办公室为公司行政接待工作归口管理部门，负责接待工作安

排和管理，拟定重要客户接待筹划，协调有关部门贯彻接待任务，

提供后勤保障，并做好后续重要信息传递及存档工作；公司各部

门在接到重要客户来访预约后，应在填写《接待联系单》及《用

车申请单》及时把信息传递到办公室，并协助其拟定接待筹划，

需公司领导出面或由办公室协调重要接待，应提前2天告知。

四、筹划与准备

1、办公室在接到公司领导告知或有关部门接待联系单时，

应充分与申请部门沟通，详细理解客户基本状况：客户职务、来

访详细时间、人数、访问期限、目和接待规定等。在此基本上拟

定有关接待筹划，编制日程安排表，酌情安排接待原则。

2、办公室依照拟定筹划告知参加会晤领导、陪伴人员、贯

彻会晤时间及场合。

3、办公室依照客户状况提前按接待原则预定好宴请客户酒

店，酌情安排酒水、香烟、用餐原则；需住宿应提前按接待原则

预约好客户下榻酒店。

4、办公室依照状况筹划安排客户用餐酒店、游览路线、购

物商场、娱乐项目。

5、因会议需要办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响

设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、批示牌、安排

礼仪人员，并安排现场照相摄像等。

6、办公室依照状况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安

全性能良好，接送人员负责协作办公室接待人员协调安排，统一

调度。

7、如有需要办公室应依照状况提前为客户购买车票及机票。

五、接待原则

一级接待原则：

陪伴人员：董事长、总裁及有关人员

1、迎接：总经理、副总经理在机场、车站、公司门口迎接，

注意把握迎候时间，提前等待于迎接地点，接待人员引见简介主

宾时，要注意顺序（遵守简介时先后顺序。正规做法，是要先简

介主人，后简介客人；先简介职务低者，后简介职务高者；先简

介男士、后简介女士；先简介晚辈、后简介长辈；先简介个人，

后简介集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一种，则

为其双方进行简介时，要先简介主人一方，后简介客户一方。但

是在简介各方人士时，普通应当由尊而卑，按照其职务高低，依

次而行。来访时主人先伸手表达欢迎。告辞时，待客人先伸手后，

主人再相握。握手力度以不握疼对方手为限度，初次会面时，时

间普通控制在3秒内。简介时就把身份、地位低一方简介给相对

而言身份、地位较为尊贵一方。）

2、参观：总经理、副总经理陪伴，由指定人员沿途简介都

市基本状况以及到达公司后详细简介公司信息。

3、座谈：公司人员保证公司环境、室内、洗手间清洁、室

温适度、灯光适当，将公司简介或有关资料、纸笔、茶水杯、水

果、香烟摆放于接待室。可依照需要制作领导席签、横幅、欢迎

牌、批示牌，调试好音响设备、投影设备、照相摄像设备。

4、用餐原则：办公室依照公司原则预定酒店：

5、下榻宾馆原则：办公室依照公司原则预定酒店：

6、办公室依照状况、客户意愿和兴趣提前筹划参观游览路

线。

7、办公室依照状况购买礼节性礼物。

二级原则：

陪伴人员：总经理、办公室主任、业务部门经理及有关人员

1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接，引导客户。

2、参观：副总经理、办公室主任、有关部门经理陪伴，由

指定人员沿途简介都市基本状况以及到达公司后详细简介公司

信息。

3、座谈：公司人员保证公司环境、室内、洗手间清洁、室

温适度、灯光适当，将公司简介或有关资料、纸笔、茶水杯、水

果、香烟摆放于接待室。

4、用餐原则：办公室依照公司原则预定酒店：

5、下榻宾馆原则：办公室依照公司原则预定酒店：

6、办公室依照公司原则购买礼节性礼物。

三级原则：

陪伴人员：有关对口部门经理及有关人员

1、参观：有关对口部门经理及人员陪伴，由有关人员沿途

简介都市基本状况以及到达公司后详细简介公司信息。

2、座谈：公司人员保证公司环境、室内、洗手间清洁，将

公司简介或有关资料、纸笔、茶水杯摆