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产品销售记录管理规定

一、目的

为了规范公司产品销售记录的管理，确保销售记录的真实性、准确性、完整性和可追溯性，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有产品的销售记录管理。

三、职责

1.销售部门

负责准确记录产品销售的相关信息，包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、销售价格、销售日期等。

确保销售记录的及时录入和更新。

对销售记录的真实性和准确性负责。

2.财务部门

核对销售记录中的销售价格和收款情况。

确保销售记录与财务账目一致。

3.质量管理部门

监督销售记录中产品质量信息的准确性。

协助处理销售过程中的质量问题投诉，并记录相关处理情况。

4.档案管理部门

负责销售记录的归档、保管和查询服务。

确保销售记录的安全性和可追溯性。

四、销售记录的内容

1.基本信息

销售日期、销售订单编号、客户名称、联系方式。

产品名称、规格型号、数量、单价、总价。

2.交货信息

交货日期、交货地点、运输方式。

3.质量信息

产品质量状态、检验报告编号（如有）。

客户对产品质量的反馈（如有）。

4.收款信息

收款日期、收款金额、付款方式。

五、销售记录的管理要求

1.记录的准确性

销售记录应准确反映实际销售情况，不得虚报、瞒报或篡改。

销售部门应在销售发生后及时记录相关信息，确保记录的时效性。

2.记录的完整性

销售记录应包含本规定中所要求的所有内容，不得遗漏。

对于特殊情况或需要补充说明的信息，应在销售记录中进行备注。

3.记录的可追溯性

销售记录应具有唯一的编号，以便于查询和追溯。

销售记录应与相关的采购记录、生产记录、质量记录等相互关联，确保产品的全流程可追溯。

4.记录的保存期限

销售记录的保存期限应不少于产品的保质期或相关法律法规规定的期限。

超过保存期限的销售记录，应按照公司档案管理规定进行销毁。

5.记录的查询与使用

公司内部各部门可根据工作需要查询销售记录，但应遵守公司的保密规定。

销售记录不得随意提供给外部单位或个人，如需提供，应经公司领导批准。

六、违规处理

1.对于违反本规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、撤职等。

2.因销售记录管理不善导致公司遭受损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。

七、附则

1.本规定由公司销售部门负责解释。

2.本规定自发布之日起施行。