基金管理有限公司档案管理制度模版.docxVIP

1

X基金管理有限公司

档案管理制度

第一章总则

第一条为了做好X基金管理有限公司(以下简称“公司”)档案管理工作，实现档案管理工作规范化、标准化，提高档案工作的管理水平，更好地积累公司史料,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国证券投资基金法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分，是维护公司合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

本制度所指档案是指公司在各项活动中直接形成的，作为历史记录保存以备查考的文字、图像、声音以及其他方式和载体记录的资料。它由纸质档案、电子档案、实物档案构成，包括公文档案、会计档案、人力资源档案、业务项目档案、技术档案、工程档案、计算机数据档案、音像档案、证书证章档案等。

第三条本制度适用于公司各部门及分支机构(区域办事机构) (以下简称“各单位”)。

第二章档案管理体制

第四条公司档案管理实行统一领导，分级、分类集中管理体制。

(一)公司档案按照档案重要程度分为公司级档案和部门级档

2

案，分别由公司综合管理部和各单位负责集中管理。部门级档案范围由公司综合管理部与相关单位本着尽量缩小档案保管范围的原则协商确定，不定期进行调整。

公司综合管理部为公司档案的归口管理部门，负责集中管理公司级档案，对各单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，设置专门的档案室或档案柜，并配备专职的档案管理人员。

各单位负责集中管理部门级档案，部门负责人对本单位的档案管理工作负责，配置专门的档案柜，由部门兼职档案管理员负责本单位的档案管理工作。

(二)公司档案按照档案性质和用途进行分类，对不同类别的公司级档案，根据工作需要可交由各单位负责定期或长期保存。

公司董事会和监事会档案，由公司综合管理部具体负责管理、长期保存。

公司会计类档案，由财务管理部负责管理，其中三年内的会计档案，由部门负责定期保存，三年以上的会计档案，由公司综合管理部负责长期保存。

公司人力资源类档案，由综合管理部负责管理、长期保存。

公司党总支、工会系统的档案，经授权后，可交公司综合管理部归档管理。

公司级业务档案资料，在项目结束前由相关部门负责定期保存；项目结束后，相关部门应在项目结束当季交公司综合管理部归档管

3

理、长期保存。

第五条档案管理部门的主要职责：

(一)公司综合管理部档案管理职责

1.组织贯彻执行党和国家有关档案管理工作的方针政策、法规以及公司关于档案工作的有关规定。

2.起草制订公司档案管理工作的相关制度。

3.集中统一管理和保管公司级档案。

4.负责公司级档案的归档立卷、案卷接收、整理编号、分类保管、编制检索工具、提供利用、组织鉴定统计工作。

5.负责对各单位档案材料的收集、积累、整理、组卷和归档等各项工作不定期检查和业务指导。

6.负责公司级档案的编研、咨询和利用工作，组织安排对已超过保管期限的档案资料进行鉴定、销毁。

7.负责不定期对各单位档案管理员进行档案管理知识培训。

8.严格执行公司保密制度，确保档案的完整与安全。

(二)各单位档案管理职责

1.严格执行公司关于档案工作的有关制度、规定。

2.起草制订部门档案管理工作实施细则，包括代公司保管的档案类别、归档及使用规范、档案检查机制等内容。

3.对本单位文件材料进行收集、积累、整理、组卷和归档,集中统一管理和保管部门级档案。

4

4.部门兼职档案管理员须向公司办公室报备，人员更换要及时备案并严格做好档案交接工作。

5.严格执行公司保密制度，确保档案的完整与安全。第六条档案管理人员的工作要求：

(一)热爱本职工作，努力学习，刻苦钻研业务，不断总结经验，提高管理工作水平。

(二)忠于职守，严格遵守保密纪律，认真履行档案借阅审批手续。

第三章档案材料的收集与整理

第七条公司综合管理部负责公司文件材料的积累、整理和归档,各单位由经备案的档案管理人员积累和整理本单位需归档的文件(含电子、声像)材料，并做好立卷和卷内文件目录登录工作。

第八条公司在业务活动中形成的档案材料，归档范围为：

(一)公司级档案材料

1.公司各业务系统对外签订的业务合同、协议，各类业务项目档案，包括项目工作底稿、立项报告、内核报告、申报材料、总结报告等资料；

2.公司经理层各专业委员会会议的议案、会议记录、会议纪要等材料；

3.公募基金、特定客户资产管理业务客户资料，包括各类开户申

请表、风险揭示书、合同、协议等资料；

5

4.能够