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融资租赁企业业务档案的管理与利用分析

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裴鑫

摘要：近年来，由于我国经济进入换挡期，经济增长动力从传统产业向新兴产业转移，促进了制造业的升级换代。融资租赁作为集融资与融物、贸易交易与技术更新于一体的新型金融产业，在我国转变经济发展模式、调整产业结构所带来机遇与挑战中逆势上扬，保持着较高增速；融资租赁企业一方面需要应对激烈的市场竞争，另一方面还需要应对信用风险上升给资产质量带来的压力。而融资租赁企业业务档案的管理与利用则是企业业务健康发展的基础条件，因此，对当前我国融资租赁企业业务档案管理的现状特点、问题和对策等相关问题的研究，有着重要的现实意义。

关键词：融资租赁；业务档案；档案管理

：F23：Adoi：10.19311/ki2018.30.047

1融资租赁企业业务档案的特点

随着我国经济的发展和改革开放的深入，融资租赁企业的业务档案数量急剧增长。融资租赁企业业务档案是融资租赁企业在办理各项业务过程中形成的用以记录、反映租赁业务办理和管理过程的重要文件（纸质文件和电子文件）和原始凭据以及图表、声像等资料，是公司综合档案体系的一部分。融资租赁企业的业务档案有其区别于一般档案的特点，主要是：

一是档案期限较长。融资租赁业务从开始到交易结束，时间可以长达几年，有的甚至长达几十年，在这一过程中很多相关文件都可能发生改变，所以融资租赁业务档案应实现动态化管理，随时对归档材料进行更新，从而确保档案材料的时效性。

二是档案文件种类多样。融资租赁业务过程中会产生各种各样的资料，如企业内部审批材料、交易相关文件和权属证书等，如何对这些文件材料進行科学合理的分类是一个复杂的过程。

三是档案信息内容涉及广泛。融资租赁业务涉及许多专业知识，如金融学知识、法律知识等，因此，单一的知识结构已经不能满足融资租赁企业业务档案管理的要求，档案管理员不仅要充分掌握档案专业基础知识，还要了解融资租赁相关知识，以及国家关于融资租赁行业的方针政策等，只有这样，才能制定出符合融资租赁企业实际的业务档案管理的各项规章制度和工作流程。

四是档案利用需求量较大。由于融资租赁业务档案能够准确地反映出企业的经营状况，可以为业务决策提供参考依据，从而为企业未来的战略发展规划的制定指明方向。因此，企业管理者和业务人员对于业务档案的利用需求量较大，利用频繁、利用目的多样化。

2当前我国融资租赁企业业务档案管理中存在的普遍问题

第一，档案管理工作不够规范严格。近年来，各行各业对档案的重视都有所加强，融资租赁企业也逐渐开始重视档案的管理，然而不少融资租赁企业只注重行政类档案的管理，业务档案则散落在各业务部门，没有对业务档案进行及时归档，也没有明确的分类方案进行档案整理，致使业务档案管理不够规范，档案丢失现象时有发生。

第二，档案管理制度“宽容忍”。虽然较多的融资租赁企业已陆续制定了本单位业务档案管理办法，但在现实实施过程，经常会需要出于便于业务办理等因素，放宽制度要求，特别是对于电子档案的利用管理，要求松散、杂乱无章，安全问题尤为突出。

第三，归档范围不够齐全。大部分融资租赁企业的业务档案管理员只需要在每笔业务结束后对相关资料进行收集归档，不需参与企业各项业务活动，无法完全的掌握企业各项业务活动的全部信息，这就很有可能造成业务档案在收集和利用上产生一些问题。此外，很多融资租赁企业也没有将声像等特殊载体的业务档案纳入收集范围，造成声像业务档案归档不够及时。

第四，专业档案管理人员缺乏。由于融资租赁企业大部分属于新兴企业，很多都没有聘请专业人员来进行业务档案管理工作，很多都是其他岗位人员兼职档案管理，档案管理的业务水平较低，这导致了融资租赁企业档案管理的效率普遍不高。

第五，档案保管环境有待改善。很多融资租赁企业的业务档案是由经办部门或经办人员分散保存，基本采用档案柜或文件柜进行存放，配置专门档案库房的融资租赁企业较少，也缺乏专业设备存放电子档案和声像档案。

第六，档案信息化建设有待加强。当前，我国融资租赁企业业务档案管理的信息化水平普遍不高，大多没有开发或购买功能齐全、成熟配套的业务档案管理系统软件；有的企业对档案目录进行了电子化处理，或对重要业务档案进行数字化扫描……需要耗费较多的人力和精力，档案管理的效率不高，信息化水平仍然较低。

第七，企业总体的档案意识有待提高。一些融资租赁企业只重视业务的完成，认为档案管理无足轻重；有些企业甚至没有主管部门和领导对业务档案管理工作进行监督。这也造成了档案管理工作在协调上容易出现各种问题。

3改进策略

3.1完善业务档案规章制度

业务档案类型较多，包括文书档案、电子档案和声像档案等，无规矩不成方圆，融资租赁企业应制定完善的业务档案管理制度，包括归档制度、库房管理制度、档案鉴定销毁制度、档案查（