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机构改革后党校档案融合管理实践研究

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刘昆聂晨

摘要：

本文针对山东省委党校（山东行政学院）三校合并的档案工作实践，从组织机构与制度建设，实体管理与安全，档案资源与信息化建设，学籍档案管理等层面，研究了党校档案工作融合创新，一体化管理的各项举措，揭示了规范档案工作的重要意义。

关键词：机构改革;党校档案;档案融合;规范化;档案创新

省委党校是省委直接领导下培养党员领导干部和理论干部的学校，是服务地方政府经济社会发展的重要智库。2019年，根据《关于山东省省级机构改革的实施意见》，山东省委党校、山东行政学院、山东省委省直机关党校三校职责整合，组建起新的山东省委党校（山东行政学院）。伴随着三定方案的落地，三校合并后如何实现档案的创新管理，有机融合，集中统一，信息共享，成为山东省委党校（山东行政学院）档案管理人员的重要课题。

机构改革前，三校各有独立的档案工作管理体系，配备与本单位档案工作相适应的专兼职档案人员。室藏档案涵盖文书、学籍、科技、专门、照片、声像、实物档案等。有序的档案体系与齐全的档案门类，为三校合并后的档案科学化管理奠定良好的基础。同时，三校档案存量较大，分散管理，年代久远，分类方案不一等实际情况，也给三校合并后档案管理工作带来很大挑战。

一、三校合并后党校（行政学院）档案管理面临的主要问题

1、档案库房设置与档案实体集中统一管理的问题。根据《山东省档案工作科学化管理规范》要求，“档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁要求，库房内温湿度控制符合国家规定。”合并之前，三校各有其独立档案室，管理多处档案库房，但大多达不到“九防”要求。分散存放的状态无法保障库房环境安全以及档案统一管理，档案暴露在不符合要求的环境中，可能因潮湿、虫鼠、光照、霉变等因素遭到破坏。落实符合标准要求的库房，配备足量的档案装具，控制档案转运过程中的秩序与安全，将各门类档案集中到统一场所管理，都成为三校档案合并工作成败的关键因素。

2、三校合并后档案全宗融合与调整的问题。根据山东省档案馆历史全宗设置方案，三校档案分属三个不同全宗，案卷与归档文件的目录号与水流号设置互不干擾。三校合并后，面临着历史档案与新生档案的融合管理的问题，尤其是归档范围、档案分类方案及保管期限表设置，原有的方案已不能适用目前的管理要求。

3、软件信息系统与电子档案数据共享与管理的问题。三校各有其电子档案数据，保存于各自独立的软件系统中。因管理规范与标准存在差异，数据格式与结构各不相同，将这三部分数据整合到统一系统平台，实现管理模式与数据结构的再造与重建，也是本次档案整合工作必须直面的重要问题。

4、历史档案移交进馆的问题。根据山东省机构改革涉及部门和单位档案处置工作方案，撤并单位档案须按进馆标准移交档案实体与电子文件。因年代久远，三校历史档案管理现状与最新进馆标准存在较大差异，须进行必要的规范化调整修订。

二、三校合并后档案管理融合创新，一体化管理实践举措

1、加强组织领导，推进档案制度建设。首先针对合并后档案工作面临的具体问题，校（院）领导加强组织领导，建立档案工作岗位责任制，重新修订档案工作管理体制和管理网络。同时，把档案工作纳入工作考核检查的内容，制定并印发《中共山东省委党校（山东行政学院）档案工作管理办法》，修订并完善机关文件材料归档范围和保管期限等十七项制度与办法。通过完善组织机构，创新制度建设，建立起档案工作的基础保障，为三校档案搬迁运送，融合整理、开放利用相关工作铺平道路。

2、加强档案实体管理，保障档案实体安全。

根据“集中统一管理全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作利用”的原则，将机构改革后党校（行政学院）形成的各类文书、教学、会计、基建等各种门类和载体的档案、资料全部集中由档案室统一管理，对档案实体运输、整理、数字化加工、保管和利用状况建立动态监管。选择有资质的档案中介机构，指定专人统计档案搬迁过程中档案种类与数量，保障档案整理合并期间不出现任何档案遗失损毁以及泄密事件。

3、注重档案资源建设，提升档案信息化水平

加强档案信息化建设，按照“存量数字化，增量电子化”的工作思路，采取政府购买服务的方式，大力推进数字档案室建设。充分利用三校合并的窗口时期，分头进行，同步展开，共完成各门类档案扫描数百万页。采取深度开发定制的办法，在档案信息平台上开辟三个虚拟全宗，分别管理三校合并之前的历史档案。同时开发可供智慧校园平台调用的接口模块组件，与智慧校园系统的用户管理集成，实现后续档案业务的全流程管理和档案查询、统计与汇总。通过数字档案与智慧校园的有机结合，拓展档案利用的方式和渠道，强化档案管理能力，提升档案信息化水平。

4、紧抓重点难点，推动学籍档案管理创新

学籍档案是学员在党校学习过程中产生的具有保存利用参