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新时期提高高校教学秘书工作效率分析

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杨惠斌

【摘要】随着高校本科扩招的发展，院级教学管理的任务日益加重。教学秘书在学生管理与服务过程中投入的工作量大、时间长，极易产生职业倦怠，威胁其身心健康，并影响对学生思想教育的正常开展。为了保障教学工作有序进行，不断提高高校的整体工作效率，促进学校的发展，给学生们带来更好的服务，本文立足于新时期高校教学秘书的工作现状，针对其工作效率较低的问题提出相应的解决方案，以期能够为提高院级本科教学管理工作效率出谋划策。

【关键词】新时期;高校秘书;工作效率;教学管理

高校教学秘书是联系学院教师和学生、各学院之间以及学院和学校之间关系的纽带，是连接学校教务工作与院教学工作的桥梁和纽带，起着上传下达的作用，是高校教学管理队伍中的骨干力量。作为高校工作的中心环节工作人员，教学秘书的工作效率非常重要，因此，高校应该根据自己的特点去寻求提高教学秘书工作效率的方法。如果高校的教学秘书工作效率低下的话，就会阻碍教学工作的有序开展和正常运行，各方面的教学常规事物也会显得杂乱，对于学校的教学质量也会有着不良的影响，更有甚者，会影响学校的整体发展。在高等院校招生规模不断扩大和普遍实行学分制的新形势下，各院系的专业设置门类增加，而学校教务部门也不断地将教学管理任务下放。面对新形式、新问题，如何提高高校教学秘书的工作效率已成为一个亟待研究和解决的问题。

一、新时期高校秘书工作现状分析

随着经济的高速发展和社会文化的繁荣，我国的高等学校发展也欣欣向荣，而且，高校的数量相较于之前也有很大的发展。截至2013年6月21日，全国普通高校（不含独立学院）共计2198所，其中独立设置民办普通高校424所。每个高校的管理都有自身的特点，与其他院校在管理方面有着不同，也存在着不足。高校教学秘书是学生日常生活中不可或缺的一部分，他们不仅负责学生的生活方面，而且要负责教育学生的思想与行为，对老师教课也要及时反馈，所以这个问题值得人们注意。在高校中，80%的高校教学秘书存在轻度的工作效率低下，50%的高校教学秘书存在中度的工作效率低下，还有3%的高校教学秘书的工作效率出现了严重低下的问题，已经使得其他的工作人员受到影响。下面笔者将就高校教学秘书工作效率低下的现状进行详细的解析，以帮助大家认清现状。

（一）精神状态不佳。各种培养方案的的执行，组织考试等教学活动，甚至是帮助有特殊情况的教师协调课程以及打印等小事都在高校教学秘书工作职责范围内。高校的教学秘书一般年轻人居多，年轻人有着浮躁的特性，在工作中难免会因为精神状态而出现纰漏，在结果方面便成了工作效率低下的表现。比如，在录入学生信息的时候，高校的教学秘书可能因为睡眠不足等原因，精神状态不佳，那么就很容易导致信息录入错误，这可能影响学生的顺利毕业。

（二）做事不严谨。工作范围广，职责要求高是高校教学秘书工作的特点，但是这也仅仅是他们工作量大的一个客观原因。有些高校的教学秘书便以此为借口掩盖自身由于没有严谨对待工作而出现的问题，比如教学秘书做事有时丢三落四，因为某一个环节做得不到位，可能会产生多米诺骨牌效应，从而对一系列的事情都会产生不良的影响。

二、高校教学秘书工作效率较低的原因解析

任何事情都是有因必有果，高校教学秘书工作效率低下是有据可循的，而且也不是某一个方面的原因所引起的，要综合考虑各方面可能的因素，下文主要从5个方面来进行分析。

（一）工作负荷过重。工作效率低下是工作压力过大形成的，是劳动者不能调节压力而造成的一种职业应激形式。高校的教学秘书要负责大量的工作，职责范围也比较广，也许还因协助其他工作人員的工作而无端加重自身的工作负担。学生的在校安全和放假安全、教室的分配等等工作都与高校的教学秘书工作密切相关。高校教学秘书在工作中既是管理者又是服务者，同时接受多个部门的领导，在巨大工作量的压迫以及限定时间的催促下，高校的教学秘书难免会觉得力不从心，工作效率不高是正常的现象。

（二）外界对教学秘书的要求较高。随着时代的发展，高职学校也在不断发展，学生和学校对于高校教学秘书的要求也在不断改变。由于高校教学秘书工作效绩的非显性使高校教学秘书不容易得到及时的肯定，可能造成他们的压力和情绪的低落。在另一方面，角色压力过重也会导致高校教学秘书工作效率低下，工作绩效差，在工作中的角色压力是造成工作效率低下的外因。

（三）工作中投入的职业期望过高。高校教学秘书年纪大多不大，对于自己的工作一般抱有很高的期望，比较追求个人的成功，希望得到工作上的肯定。但实际上，高校教学秘书的待遇与他们的期望有很大的差距。与同校的老师相比，高校教学秘书在工资待遇、职称晋升和个人发展上都存在着较大的差距。很多高校教学秘书反映自己的工作多、收入低，收入与回报不相符。

（四）高校教学秘书的工作程度与其所得到的收