DB12∕T 1035-2021 档案目录中心建设规范.docx

ICSCCS

01.140.20A14

12

天津市地方标准

DB12/T1035—2021

档案目录中心建设规范

Specificationfortheconstructionofarchivescataloguecenter

2021-01-21发布2021-03-01实施

天津市市场监督管理委员会发布

DB12/T1035—2021

II

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由天津市档案局提出并归口。

本文件起草单位：天津市档案馆。

本文件主要起草人：阎峰、吴爱民、于全太、仇伟海、梁欣、王靓、孙德强、朱雅晶、张迪、巩志彬、李颖、王丹丹。

DB12/T1035—2021

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档案目录中心建设规范

1范围

本文件规定了各种类别、门类的档案目录采集、目录整理、目录著录、目录鉴定、目录交换等各环节建设要求，同时明确档案目录中心建设的总体框架及各部分的技术要求。

本文件适用于天津市市级、区级档案馆，对于其他各类档案馆、机关事业单位档案室、企业档案室等相关领域档案目录中心建设具有借鉴参考作用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T21063.3-2007政务信息资源目录体系第3部分：核心元数据DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T14-2012全宗指南编制规范DA/T18-1999档案著录规则

DB12/T118-2018文书档案目录数据库结构与数据交换格式

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定国家档案局第10号令

政务信息资源目录编制指南（试行）发改高技〔2017〕1272号

3术语和定义

DA/T1-2000、DA/T18-1999界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1

档案目录archivalcatalogue

按照一定的次序、体例编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。[来源：DA/T18—1999，3.5，有修改]

3.2

档案目录中心archivaldescriptiveinformationcenter

以各级档案馆馆藏档案目录为主体，将本地区、本系统各级各类立档单位及其他组织和个人所形成的档案目录，按统一的著录格式和数据规范集中并形成统一的目录检索体系，能够通过不同的网络实现档案资源利用和共享的一种档案信息管理系统。

3.3

档案著录archivaldescription

在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[来源：DA/T18-1999，3.1]

DB12/T1035—2021

2

3.4

著录项目itemsofarchivaldescription揭示档案内容和形式特征的记录事项。

3.5

著录格式formatofarchivaldescription著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

[来源：DA/T18—1999，3.4]3.6

目录检索catalogueretrieval

从计算机信息系统中定位和获取档案目录的过程。

4档案目录体系

4.1基本要求

4.1.1客观准确

档案目录应从客观角度，兼顾查阅检索的特点与规律，如实准确反映所著录对象的信息。

4.1.2规范一致

档案目录的描述内容、描述方式、描述详简程度、描述格式等都应遵循统一的标准，以保证目录信息规范统一。

4.1.3必要完整

不同历史时期的档案，按照分类及不同门类，遵从相应的标准规范，按照目录层级，多层级、全方位描述档案的相关信息。

4.1.4便于利用

档案目录各层级数据结构、内容信息及表现形式，应符合档案利用、信息共享的要求，便于各网络不同用户的检索利用和不同信息系统间的数据交换。

4.2档案分类

依据档案的形成时期，本文件档案分为明清档案、民国档案、革命历史档案和建国后档案。应根据此分类编制相应的档案目录。

4.3档案门类

目录中心档案目录分为：文书档案、科技档案、专门（专业）档案等，根据馆藏实际，可增加相应的档案门类。

4.4档案类别

目录中心的档案类别按载体形态划分，一般分为：纸质档案、电子档案