会议管理人员应急能力研究.docx

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会议管理人员应急能力研究

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摘要处理会议突发事件是会议管理者会中工作的重要组成部分。妥善迅速地处理会中突发事件对于一个会议的正常进行具有十分重要的意义，因而中层管理人员要掌握处理突发事件的基本思路，并熟练掌握各种类型突发事件的应对方案。本文结合了应急管理的相关知识，从总体上介绍了中层管理人员处理突发事件的主要思想，并在对突发事件进行分类的基础上，为中层管理人员处理不同类型的突发事件提供了具体建议。

【关键词】会议组织管理；突发事件；管理者

会议突发事件是指在会议进行过程中突然发生的，阻碍会议正常进行的，具有不确定性、偶然性、事先隐蔽性和不可预料性等特点的事件，举办会议是会议管理人员在从业过程中经常会遇到的情况，在会议过程中包含了许多需要管理者处理的工作，应对会议突发事件就是其中的重要组成部分。通过文献调查，笔者发现了许会议突发事件处理不善的案例，在现实中许多管理人员没有很好地掌握处理会议突发事件的方法，而这直接影响到了会议的正常进程。因而笔者以会议突发事件的应对为着眼点，探究管理者在会议进行中应具备的素质与能力，并希望借此总结出应对会中突发事件的基本思想和具体策略。

1应对会议突发事件的基本思路

笔者认为，应对会议突发事件，可以结合应急管理“一案三制”的相关思想，总结来看，大致可以分为以下几个方面：

1.1首要原则

预防为主。应对会议突发事件的最好方式就是将其消灭在源头，尽最大可能防止其出现，做到防患于未然。且许多发生在会议中的突发事件都可以通过在会议开始前的准备与检查得以避免，因而要在会议开始前就做好各项准备工作，并对容易出现问题的方面进行检查，积极预防，做到事先发现问题，提前解决问题。这是应对会议突发事件的首要原则，也是最有效果、最有效率的解决手段。

1.2做好预案工作

在会议开始前办会人员要首先参照以往办会经验以及本次会议的实际情况，根据评估分析，对潜在的或可能发生的突发事件按类别和影响程度事先制定应急处置方案，从而做到当突发事件发生时不慌乱、有组织、有方法，确保会议的正常进行。为应对会议突发事件，会议管理者最好要做到两手准备。会议管理者要考虑到会议进行中可能出现的种种突发情况，从而针对这些情况制定第二套方案，当突发情况发生时，及时采用第二套方案，以保证会议的正常进行。

1.3成立专门技术小组，解决专业问题

这里的专业问题是指需要由具有一定的专业知识或经过专业培训的人员解决的问题，在会议进行中可能会出现参会人员发病、安全事故或电子设备故障等问题，而这些问题需要由有专业技术的人来进行解决，因而需要成立专门的技术小组，如医疗小组、安保小组、电子设备检修小组等以解决这些专业性问题，从而保证会议效果。

1.4重视细节

会议中出现的种种突发事件许多都是由于组织者的细节失误导致的，因而在举办会议时一定要重视对细节的审查。办会需要细心细致，及时发现细微之处的不足或错误并及时加以修补改正，尽可能想到各种意外情况，并做好应对准备，从而令参会人员能够专心于会议内容，使得会议工作能够正常顺利进行。

1.5合理分工，团结协作，集思广益

应对突发事件时，一定要做到分工协作，各司其职。要将应对突发事件的各种工作合理分工，让每一个办会人员都明晰自己的工作，从而避免在突发事件发生时出现乱作一团的现象。同时由于会中突发事件涉及方方面面，问题时常表现出错综复杂的特点，因而对会议现场可能出现的所有情况都做出准备对于个人来说是一件难以独立完成的工作，个人并不能保证把所有可能出现的情况都考虑进去。在此时要运用集体的智慧，集思广益，让前期准备趋于完善，更为全面地分析会中突发事件，进而采取更有效率的方法加以解决。

1.6灵活应变，吸取以往经验教训

由于突发事件具有不确定性、偶然性、隐蔽性、不可预料性等特点，因而对于预案没有预计到的情况和问题，在办会者没能事先有所准备的情况下，会议中层管理人员就需要发挥才智，灵活应变，根据发生事件的具体情况作出相应的应对策略。组织者也可以在会议前期就预先接受相关培训，参考以往成功经验，并总结失误这有利于从业人员了解整个会议的情况，在培训中掌握相关技能，并通过培训中模拟突发事件的处理提高应变能力，从而在正式会议的现场应对自如。

2各类会议突发事件的具体应对策略

针对不同类型的会议突发事件，具体应对策略如下：

2.1安全问题

为应对自然原因或人为原因导致的安全问题，要在会议开始前确认疏散通道的位置，以保证出现安全问题时第一时间安全妥善地疏散人员。客观条件允许的情况下，会议前要建立保障参会人员安全的、专门的安保部门。当影响参会人员安全的突发事件发生时，要及时稳定现场人员情绪，带领大家前往疏散通道或避险场所；遇群众示威等人为原因导致的安全问题时，要及时通知安保部门加强保护，必要时通知警方，维护现场秩