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电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）

1范围

本文件确立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实

现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、

安全管理等方面达到的要求，提出了可行性评估的方式、方

法。本文件适用于指导机关、团体、企事业单位和其他组织

开展电子档案单套管理工作，以及评价本单位实行电子档案

单套管理的可行性。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件

必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应

的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本

（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T5271.27信息技术词汇

GB/T8567计算机软件文档编制规范

GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T22240—2020信息安全技术网络安全等级保护定

级指南

GB/T29194—2012电子文件管理系统通用功能要求

GB/T31914—2015电子文件管理系统建设指南

GB/T33476—2016党政机关电子公文格式规范

GB/T33480—2016党政机关电子公文元数据规范

DA/T22—2015归档文件整理规则

DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案

DA/T48—2009基于XML的电子文件封装规范

DA/T54—2014照片类电子档案元数据方案

DA/T58—2014电子档案管理基本术语

DA/T63—2017录音录像类电子档案元数据方案

DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求

3术语和定义

GB/T5271.27、DA/T58—2014界定的以及下列术语和

定义适用于本文件。

3.1电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事

务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储

的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景

信息组成。

[来源：DA/T58—2014，2.1]

3.2电子档案electronicrecord；

archivalelectronicrecord

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件

（3.1）。

[来源：DA/T58—2014，2.2]

3.3电子档案单套管理singlefilingandmanagement

仅以电子形式归档和管理电子档案的方式。

注：电子档案单套管理是相对于同时使用传统载体和电

子形式进行双套归档、管理的方式。

3.4办公自动化系统officeautomationsystem

一种用于集成办公活动的信息处理系统。

示例：电子政务系统等用于形成、处理和维护电子文件

（3.1）的计算机信息系统。

[来源：GB/T5271.27—2001，27.01.02，有修改]

3.5业务系统businesssystem

形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：电子商务系统、财务系统、人力资源管理系统、

产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事

务处理的应用系统，通常这些系统内部设置相关子系统用于

形成、处理和维护电子文件（3.1）。

[来源：DA/T58—2014，2.2，有修改]

3.6电子档案管理系统

electronicrecordsmanagementsystem

对办公自动化系统、业务系统形成的电子文件（3.1）

进行采集、归档，并对归档后的电子档案（3.2）进行管

理、处置的计算机信息系统。

3.7元数据metadata

描述电子文件（3.1）、电子档案（3.2）的内容、结

构、背景及其整个管理过程的数据。

[来源：DA/T58—2014，2.16，有修改]

3.8电子签名electronicsignatur