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高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及路径

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【摘要】当前阶段，档案成为信息数据开发与利用的重要资源，高校开展各项教育、管理工作离不开信息技术的支持。教育改革迈入了新时期，高校为进一步提升自身的科研、教育水平，应通过加强信息化档案改革的投入，不断优化资源配置结构，科学规划发展方向，增强教育队伍专业水平。基于此，高校应正确认识信息化技术创新应用对人事档案开发的重要价值，逐步调整档案管理、服务的实践形式，积极探索建设智慧档案服务机制的发展路径。

【关键词】人力资源；创新理念；专业队伍

G271A

网络时代，档案的信息化管理改革不仅是提升高校人事管理质效的重要途径，同时也是合理发挥档案资源开发、利用优势，建立现代档案信息服务机制的基础保障。为此，针对现阶段档案信息化推进过程中面临的信息化基础薄弱、管理意识滞后及档案资源开发形式单一等方面的问题，高校应从人事档案的实际管理情况出发，合理应用现代信息管理技术，提升档案管理的综合质效。

一、全面推进人事档案服务工作信息化建设的重要价值

（一）提升高校人力资源综合配置的质效

在高校档案管理实践工作中，开展信息化改革，一方面可以建立起档案信息科学管理理念，有利于档案管理工作者提升信息处理、整合速率，对人事档案的数据进行更全面、高效的收集、统计与分析，实现新时期人力资源合理配置的目标；另一方面，利用信息平台，可以准确、快速地提取关键信息，提供更便捷的档案服务。人力资源档案的管理个体具有复杂性、多样性的特点，档案信息记录与调整应保证实效性，因此，人事档案除了需要对高校教职工个体的基础性数据进行记录外，还需要收录相应的工作信息、环境信息、家庭信息，通过信息技术优化原有的信息收集、处理、调用等工作流程，为高校人事管理结构的调整提供可靠的参考。

（二）能够对人事管理信息进行定量分析

以现代信息技术为依托的信息管理工作通过定量分析、考核、评价的形式，可以对人事关系进行深度分析，做出科学预测。在过去，高校进行绩效考核、岗位调整等人事管理工作时，通常是以定性管理为基础，依照以往的管理经验进行评价，往往无法对个体综合发展潜力、个人能力、教学与科研成果等进行全面考核，评价指标单一。利用信息平台对认识管理个体的信息进行采集，包括人事档案信息及教职工个体、岗位、培训、绩效、薪酬、外部环境等信息，可以进行数字化定量分析，在大数据、云计算分析的基础上建立起公平、权威的考核机制，可以深度挖掘人力资源的价值，为高校人才培养、引进等工作提供信息保障，调动教师与职工积极参与信息化改革的积极性。

（三）增强高校教育与科研的整体水平

目前，高校在開展信息化档案建设过程中已经取得了一定的实践成果，信息资源的开发不断深入，不断面向社会输送高素质的人才。现阶段，高校的主要职能包括人才教育、社会服务与科学研究三方面，因此，加强师资队伍建设投入、提升人事管理综合水平成为必然。当前阶段，社会发展处于深刻变革的时期，人才培养需求与目标的转变，对高校人才培养、科学研究、学科规划等提出了更专业化的要求也对高校人力资源管理产生了深远影响，将更深刻地融入到高校发展战略中，从而更好地完善高校师资队伍发展战略，提升高校教育人才、服务社会、科学研究等方面的工作水平，建立起现代人才培养体系。

二、高校落实信息化档案管理改革目标面临的困境

（一）对信息化改革的重要性认识不足

在过去很长一段时间内，高校档案的管理中心是科研档案与学生档案管理，对人事信息数据的管理与开发意识薄弱。同时，尽管在档案信息化改革项目中有所投入，但缺乏现代信息理念的指导，改革目标停留在表面，实际工作中依然沿用原有的档案管理形式，导致在具体的档案信息化管理过程中出现了人员配置不齐、硬件设施不达标的现象。除此之外，高校对人事档案进行管理时受传统观念影响，形式较为单一，不注重信息共享、交互的特性，降低了管理水平。

（二）人事档案管理流程不规范

近年来，高校教育规划目标与任务的调整，使人事管理工作的实践形式发生变化。高校为优化师资队伍，通过加强专业培养、积极引进人才，推进现代教育体系的建立健全。在这一过程中，需要对岗位变动、教育培训、专业人才的档案信息进行立档、调档处理，但从实践调查来看，部分档案存在数据缺失的情况，甚至有的单位由于档案管理人员变动频繁，对多年收集的材料整理不及时，有的档案材料多年未归档，导致档案信息收集不全面，在利用过程中出现材料缺损、遗失的问题，影响了档案的完整性。

（三）对档案数据的开发利用不深入

现阶段，高校在开发、利用人事档案的过程中，对信息资源的整合深度不够是影响人事管理的重要因素。一方面，部分高校对档案信息的利用形式较为滞后，主要用于日常管理、岗位调动、评价考核等工作中，处于被动利用阶段；另一方面，档案工作缺乏服务意识，重管理、轻服务。当前，人事